Einführung von Richtungsvorgaben Leitlinien

An dieser Stelle muss man sich Gedanken machen, welche Richtungsvorgaben, Leitlinien usw. ein Unternehmen dem Facility Management aufgeben möchte. So könnte eine Richtungsvorgabe beispielsweise sein, dass man entweder grundsätzlich eine eigene FM Abteilung im Unternehmen bildet, entwickelt und fördert oder aber im Gegensatz dazu grundsätzlich alle Facility Services einkauft.

Eine weitere Richtungsvorgabe könnte sein, wie man die Instandhaltung der technischen Anlagen handhaben möchte. So wird in einem Unternehmen, welches "rund um die Uhr" arbeitet die Instandhaltung völlig anders verlaufen, als in einem Unternehmen, welches lediglich in der Normalschicht arbeitet. In ersterem Unternehmen gibt es keine Produktionspause, in der vorbeugende Instandhaltung durchgeführt werden könnte. In solchen Fällen kann beispielsweise die Lösung sein, dass so lange produziert wird, bis eine Störung eintritt und dann (taktisch vorbereitet) der Störungszeitraum durch Einsatz aller zur Verfügung stehenden Kräfte minimiert wird.

Fallbeispiele:

Das kann dazu führen, dass mehrere Unternehmen einer Stadt im Rahmen von Zeitverträgen an solche Ad-hoc-Situationen gebunden werden.

Auch in Hamburg kennt man ähnliche Lösungen, wenn es darum geht, bei Sturmflut die Fluttore gleichzeitig und schnell zu schließen.

Ein Unternehmen, welches nicht durchgängig produziert, kann Instandhaltungszeiten zur Verfügung stellen, in der ohne das Kerngeschäft zu stören, gearbeitet werden kann.

Weitere Richtlinien könnten sein, wie das Controlling des Facility Management durchgeführt werden soll. Je mehr Services fremd vergeben werden, desto mehr wird man für die Kontrolle der qualitätsgerechten Leistungserbringung aufzuwenden haben, um dauerhaft fest- und sicherzustellen, ob Preis und Leistung im geplanten Verhältnis stehen. In diesem Zusammenhang gibt es die unterschiedlichsten Verfahren, das FM Controlling auszuführen.

Am besten bewährt haben sich Methoden, bei denen auf der Grundlage eines CAFM Systems bestimmte Schwerpunktinformationen automatisiert zusammengetragen, bewertet und regelmäßig ausgegeben werden. Man spricht hierbei von MIS, Management-Information-Systemen.

Fallbeispiel:

Ein allgemein bekanntes System hierfür ist das sogenannte "Ampelsystem". Es werden dem Management die Prozesse angezeigt, bei denen Grenzwerte überschritten worden sind.So könnte eine Richtlinie im Unternehmen heißen, alle Wartungstermine dürfen maximal um zehn Tage überschritten werden. Am elften Tag wird der jeweilige Prozess durch eine rote Ampelfarbe gekennzeichnet und auf diese Weise dem obersten Management des Unternehmens angezeigt, dass hier etwas nicht stimmt. Alle anderen im gelben oder gar grünen Bereich verlaufenden Prozesse müssen die Aufmerksamkeit des Managements nicht haben.

Es ist klar, dass hier nur einige exemplarische Beispiele der Herangehensweise aufgezeigt werden können. Der Vielfalt der Ideen, Leitlinien und Vorgaben bezüglich des FM in einem Unternehmen sind kaum Grenzen gesetzt. Allerdings ist davon auszugehen, dass die Umsetzung intelligenter Kontrollmethoden umso effizienter (also auch weniger zeitlich aufwendig) erfolgen kann, je intensiver und erprobter ein CAFM- System im Hause etabliert ist.

Ein Controlling um des Kontrollierens willen mit aufwändigen Excel Tabellen, die im Übrigen ohnehin kaum jemand liest, und wenn er sie liest, oft auch nicht einmal versteht, sollte nur im Ausnahmefall das Mittel der Wahl sein.

Im Punkt Festlegung von Servicelevels und Kennzahlen wird auf diesen Punkt und insbesondere darauf, welche Methodik hier empfohlen werden kann, eingegangen.