Überwachung gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften

Grundlage des Wissensmanagements ist ein Informationssystem. Wer nicht in der Lage ist, sich ein eigenes Informationssystem zu schaffen, ist angewiesen auf den diesbezüglichen Markt. Es leuchtet ein, dass insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen eher nicht in der Lage sein werden, ihr eigenes System zu schaffen.Ein solches eigenes Wissensmanagement könnte zusätzlich zur Regelwerksverfolgung auch als "Speicher" für Facility Produkte dienen.

Fallbeispiel:

Ein FM- Bereich oder -Unternehmen habe bereits an einem Standort eine Klimaanlage erneuert. Sie soll dies nun auch an einem weiteren Standort tun.

Hier könnte der Zugriff auf diesen Produktspeicher insofern helfen, als das Projekt (in diesem Fall ein Produkt) teilweise wiederverwendet werden könnte.

Im Übrigen liegt in einer solchen Verfahrensweise ja ein entscheidender Mehrwert fremdvergebener Facility Services. Zum einen ist der Dienstleister potenziell in der Lage, rationell und in erprobter Weise die Leistung auszuführen. Zum anderen spart der Auftraggeber Ressourcen und erhält eine Leistung, die nicht zum ersten Mal ausgeführt wird. Er partizipiert also von Erfahrung. Es sei allerdings nicht verschwiegen, dass der Auftraggeber sich zuvor mit geeigneten Methoden sicher überzeugen muss, dass der Dienstleister diesem Anspruch auch tatsächlich gerecht wird und kein "Blender" ist.

Online Informationssysteme mit rechtlich-technischem Fachwissen der in Deutschland relevanten Regelwerke für das Facility Management stehen zur Verfügung. Diese enthalten oben genannten Vorteil erfahrungsgemäß nicht. Dennoch sind sie unentbehrlich, weil sie teilweise mehr als 2000 deutsche Regelwerke beinhalten. Der Vorteil besteht unter anderem darin, dass diese Regelwerke aktuell sind. Der Anwender darf also darauf vertrauen, den neuesten Stand zu erhalten, ohne aufwändig vergleichend recherchieren zu müssen.

Die Provider solcher Regelwerke bieten zudem auch spezielle Auswertungen der darin enthaltenen Inhalte an. Bei der Beschaffung derartiger Systeme ist eine klare Aufgabenstellung an den Anbieter von großem Vorteil. Indem die anwendungsspezifischen Vorgaben entsprechend des betrieblichen Bedarfes bereits von vornherein gemacht werden, sind spätere Anpassungen weitgehend überflüssig und die Anwender erhalten schnell und unkompliziert die für sie wichtigen Informationen. Sie müssen natürlich entsprechend dafür bezahlen.

• geringer Eigenaufwand bei Recherchen,

• Schneller und effizienter Zugriff auf die wichtigsten Regelwerke im Facility Management,

• Konzentration auf die substanziellen Inhalte relevanter Regelwerke,

• Ausgabe von Pflichtenkatalogen, falls vereinbart, auch als Handlungsanweisungen,

• infolge einheitlicher Internetoberfläche standardisierte und einfache Handhabung,

• Hohe Rechtssicherheit bei geringem Haftungsrisiko infolge der Sicherheit, über aktuelles Rechtswissen zu verfügen.

• Ein sehr wichtiger Schritt zur Exkulpation.

Ordnung für Dokumente des FM

Ein Ordnungssystem für das Facility Management zu finden, das sinnvoll strukturiert ist und allen Beteiligten einleuchtet, ist eine Aufgabe, die so alt ist, wie das Facility Management selbst. Wenn es noch vor Jahren dem Einfallsreichtum der Facility Manager überlassen war, Einteilungen und Strukturen des FM im Unternehmen herzustellen, so sind heutige Generationen komfortabel gestellt.

Eine Reihe von Organisationen, die sich mit Services, Instandhaltung, technischen und baulichen Anlagen und eben auch insbesondere mit dem Facility Management beschäftigen, haben im Laufe der Jahre brauchbare Ordnungssysteme für das Facility Management hervorgebracht.

So ist beispielsweise dieses Facility Management- Buch selbst so eingeteilt, dass es weitgehend der Struktur der DIN EN 15221 entspricht. Wie bereits an anderer Stelle ausführlich erläutert, wird hierfür der Teil 4 der DIN EN 15221 benutzt, der sich mit der Einteilung der standardisierten Facility Produkte beschäftigt. In Ermangelung eines tieferen Clusters dieser Facility Produkte, als in der Norm vorgefunden, sind vom Autor die standardisierten Facility Produkte in generischer Form angereichert worden durch die phasenübergreifenden Lebenszyklus- Prozesse, wie wir sie in der GEFMA- Richtlinie 100-2 vorfinden. Die Einteilung dieser GEFMA- Richtlinie ist nach diesseitiger Auffassung trefflich gelungen, basiert sie doch auf dem Zeitstrahl, den eine Immobilie durchläuft. Dies ermöglicht eine gut verständliche und für jedermann einsichtige Einteilung mit zeitlicher Vorstellung.

Man beginnt mit der theoretischen Entwicklung einer Immobilie und endet mit deren Abriss respektive deren Umnutzung. Man erhält einen Kreislauf, der allenthalben der Lebenszyklus einer Immobilie genannt wird.

Unterstellt man also, dass der Lebenszyklus eine für alle Immobilien gleichermaßen zutreffende Generik darstellt, erhält man eine plausible Begründung, den Lebenszyklus zur Grundlage des Ordnungssystems eines betrieblichen Facility Management-Wissensmanagements zu verwenden. Der Vorteil besteht unter anderem auch darin, die theoretischen Weiterentwicklungen im Rahmen der GEFMA sich zu Eigen machen zu können, ohne selbst Entwicklungskapazitäten in diese Sache stecken zu müssen. In diesem Kontext betrachtet, sind unsere Empfehlungen von pragmatischer Natur und haben mit der Publizierung oder gar Werbung im Zusammenhang mit GEFMA- Richtlinien nichts zu tun.

Beispielhaft sind fünf GEFMA- Richtlinien in der Serie 922 aufgeführt. Deren Einteilung erfolgt nach dem Ordnungssystem der DIN 276-1:

• GEFMA 922-334 Türen, Tore und Fenster

• GEFMA 922-362 Natürliche RWA-Anlagen

• GEFMA 922-412 Trinkwasser-Installationen

• GEFMA 922-434 Kälteanlagen

• GEFMA 922-461 Aufzugsanlagen.

Die obigen Verzeichnisse enthalten Daten und Dokumente, die während des Lebens-zyklus der jeweiligen Anlagen bzw.-Komponenten zu erstellen sind, soweit gesetzliche Forderungen bzw. vertragliche Regeln dies bestimmen.

Die GEFMA- Richtlinien enthalten die Regelungen für die Produktkategorien entsprechend des geltenden EU-Rechts. Dies sind:

• Bauprodukte (i.S. der EU-Bauprodukte-VO (EU) 305/2011)

• Maschinen (i.S. der EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG)

• Druckbehälter (i.S. der EU-Druckbehälterrichtlinie 2014/29/EU)

• Druckgeräte (i.S. der EU-Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU)

• Elektrische Betriebsmittel (i.S. der EU-Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU)

• Aufzüge (i.S. der EU-Aufzugsrichtlinie 2014/33/EU).

• Hierin finden sich, jeweils abgestimmt mit den europäischen Produktnormen, die

• Anforderungen für Informationen für die Benutzer

• Kennzeichnungsvorschriften für die Produkte

• produktbegleitet Dokumente sowie Zulassungen von Produkten.

Die Zuordnung der Dokumente erfolgt in der Reihenfolge der Lebenszyklusphasen 1-9 und innerhalb dieser Ordnung eingeteilt, nach der Anlagennomenklatur der DIN 276-1. Damit lassen sich die Daten sinnvoll ordnen und bezüglich der Immobilienhistorie auch relativ leicht finden.

• nach der Betätigung
  - Kraftbetätigte
  - selbstschließende
  - manuell schließende.

• B nach der Bauart
  - Drehflügel-,
  - Faltflügel-,
  - Schiebe-,
  - Karusselltüren,
  - Roll-,
  - Sektionaltor,
  - Kipp-,
  - Schiebetore,
  - mit oder ohne Brand-/Rauchschutzeigenschaften,
  - mit oder ohne Feststelleinrichtungen.

Eine typische Verteilung der unterschiedlichen Anzahl von Dokumenten zum Bauteil zeigt das folgende Bild.

Insgesamt werden in GEFMA 922-461 112 Stück aufzugsbezogene Dokumente aufgelistet!

Bei Gelegenheit dieser Betrachtung mag ein Verantwortlicher für die Instandhaltung und den Betrieb sich kritisch fragen, wie er dieser Dokumentenfülle gerecht wird; insbesondere dann, wenn er seine Aufgaben vorwiegend mit Subunternehmen erledigt.