Verantwortung für Ressourcen - Budgetentwicklung

Die Kosten im Facility Management zielen letztlich auf Kosten pro Quadratmeter, womit eine umfassende Wirtschaftlichkeitseinschätzung durchgeführt werden kann.

Einzelne wichtige Kostenpositionen dabei sind die Kosten des taktischen Managements, die Kosten der internen Verwaltung, die Kosten aller mit Flächen und der Infrastruktur zusammenhängenden Dienstleistungen.

Die Ermittlung der einzelnen Ressourcen erfolgt in unterschiedlicher Weise aus Management-Informationssystem, Benchmarks usw.

• eigener Personalbedarf für Betriebsführung (Regelleistungen) nach h/a,

• eigener Personalbedarf für Betriebsführung (Projektleistungen wie z.B. Instandsetzungen) in h/a

• Fremdleistungen (Regelleistungen) €/a, €/Mon. usw.

• Fremdleistungen für Projekte projektbezogen (Abschlagsrechnungen) €/Projekt usw.

• Energie/Medien €/Einheit z.B. pro KWh, m 2; usw.

• Material €/Stück bzw. Gebinde usw.

Exemplarische Ressourcenübersicht für FM

In geeigneten Kalkulationsschemata lassen sich die Ressourcen komplex ermitteln, darstellen und z.B. mit der vorherigen Periode vergleichen bzw. vorausschauend planen. Die Kosten im FM werden in den Unternehmen unterschiedlich berechnet. In der Regel benutzen Anbieter von Dienstleistungen für interne Ermittlung ihrer Angebotspreise sogenannte Stundenverrechnungssätze. In diese sind die Personalkosten, die Umlagen für Wagnis und Gewinn usw. bereits eingerechnet und zumeist intern einheitlich vorgegeben.

Wenngleich die Hauptverantwortung für die Ressourcen und das Budget in einem Unternehmen und damit auch für das FM letztlich stets bei der obersten Leitung liegt, kann man davon ausgehen, dass die konkrete Handhabung und Steuerung als der taktischen Ebene übertragen anzusehen ist. Dies liegt letztlich auch daran, dass hier die Vielfalt der "Stellschrauben" für Ressourcen und Budget im Einzelnen zur Verfügung stehen. Gleichwohl muss sichergestellt sein, dass die Fachkompetenz, aber auch die zur Verfügung stehende Arbeitszeit in der taktischen Ebene ausreichend groß sind, um diesem Anspruch gerecht werden zu können.

So ist die Ermittlung der für das Facility Management im Unternehmen notwendigen Ressourcen eine grundlegende und mitunter unterschätzte Aufgabe.

Es bedarf nämlich hierfür des "fachlichen Durchblicks", um erkennen zu können, welche Aufgaben mit welchem Aufwand abgearbeitet werden müssen, um eine bestimmte (die erforderliche) Qualität der Leistung zu erreichen. In der Literatur sucht man im Grunde genommen vergebens nach klaren Vorgaben, um dieser Aufgabe gerecht werden zu können. Die meisten Angaben beziehen sich auf konkrete Verhältnisse. Ein allgemein gültiger Algorithmus ist eher nicht zu finden.