Wirkung der Unternehmensstrategie auf das Facility

Auch diese Strategie bedarf eines besonderen Augenmerks auf das Facility Management. Es versteht sich von selbst, dass das Facility Management die Struktur des Unternehmens, bezogen auf das Kerngeschäft, nicht vorgeben kann und auch nicht soll. Dies ist und bleibt Sache der obersten Leitung. Weil die oberste Leitung aber auch zugleich die oberste Leitung des Facility Management ist, obliegt es ihr auch, die Strategie des Facility Management vorzugeben. Dies liest sich zwar als Binsenweisheit, es ist jedoch immer wieder zu beobachten, das gerade in der sogenannten mittleren Ebene auf die "Ansage von oben" gewartet wird.

Im sogenannten "mittleren Management" (in der DIN 15221 mit Taktischer Ebene bezeichnet) erfolgt die praktische Vorbereitung der Dienstleistungen. Damit dies geschehen kann, sind die strategischen Vorgaben der obersten Leitung entsprechend vorzubereiten und umzusetzen.

In der operativen Ebene (in der DIN EN 15221 als Facility Services bezeichnet) erfolgt die praktische Ausführung der Dienstleistungen. Dabei ist es völlig unerheblich, ob die Leistungen als Eigen- oder Fremdleistungen ausgeführt werden. Allerdings sollten strategische Entscheidungen grundsätzlich ausschließlich im Unternehmen gefällt werden, und auch die taktischen Leistungen sollten weitgehend im Unternehmen bleiben. In Ausnahmefällen können auch bestimmte taktische Arbeiten an einen fremden Dienstleister übertragen werden. Diese Aufgaben sollten dann allerdings nicht "hoheitlichen Charakter" besitzen. Die Übertragung solcher taktischen Aufgaben an einen Dienstleister bedarf besonderer Sorgfalt.

• Die genaue Beschreibung der Schnittstellen zwischen taktischer und operativer Ebene ist eine wesentliche Voraussetzung für die wirksame Übertragung solcher taktischen Aufgaben. Hierbei sollte man sich insbesondere am Teil fünf (Prozesse) der DIN EN 15221 orientieren. Eine klare Prozessbeschreibung ermöglicht die Übertragung und Übernahme der Pflichten der am Prozess beteiligten Partner, welche damit auch kontrollfähig werden. Es ist sinnvoll, diese Verpflichtungen an den Schnittstellen, soweit möglich, in das Facility Management Controlling einzubeziehen.

• Eine weitere wesentliche Voraussetzung für die wirksame Übertragung taktischer Aufgaben ist deren eindeutige Beschreibung. Üblicherweise findet man in der Literatur hierfür keine Vorlagen, wie dies etwa bei Texten für die Wartung, die Inspektion usw. möglich sein kann. Es gilt die Voraussetzung, dass die taktischen Aufgaben klar beschrieben sein müssen, um sie an einen Dritten übertragen zu können. Die oftmals fälschlicherweise gehandhabte Methodik, dass man dem Dienstleister die Beschreibung dieser Aufgaben weitgehend überlässt, führt zwangsläufig zu Intangibilitäten. Diese sind zu vermeiden.