Strategisches Management der FM- Organisation

Besonders zu beachten ist, dass die taktische Ebene zuständig ist für die qualitative Ausformulierung des Vertrages. Das bedeutet, in dieser Ebene muss der Sachverstand vorhanden seien, um die Servicelevels zu bestimmen. Es ist also bei der Organisation des FM darauf zu achten, dass diese Fach- Kapazitäten bzw. Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind. Ansonsten ist externe Beratung notwendig; und meist dauerhaft.

Die Aufgaben des FM werden - entsprechend der Wertgrenzen und einer abzuschließenden Leistungsvereinbarung über das Facility Management für das Unternehmen - i.d.R. zentral durch den Bereich FM wahrgenommen. Die FM-Organisation gliedert sich sinnvoll grundsätzlich wie folgt:

• Projektentwicklung mit Neu-, Um-, Ausbau, Sanierung, Modernisierung (Bauprojekte)

• Technischer Bereich mit Betriebsführung und Instandhaltung

• Servicebereich mit infrastrukturellen Diensten

• Supportbereich mit Produkt-, Prozessentwicklung, Implementierung

• Kaufmännischer Bereich mit AFA, Controlling.

• In die Beschaffung für das FM wird auf Anforderung des Bereiches FM der zentrale Einkauf einbezogen. Die Schnittstellen sind in Zusammenarbeit zu regeln.

• Aufgaben der EDV werden von der IT-Abteilung betreut (Schnittstellen zum FM sind sicherstellen).

Dies bedeutet nichts anderes, als dass sowohl die strategischen als auch die taktischen Ressourcen in einem Unternehmen vorhanden sein sollten. Ausschließlich die operativen Aufgaben (Facility Services) können durch Fremddienstleister erbracht werden. Taktische Leistungen fremd zu vergeben, sollte die Ausnahme sein. Die oben aufgeführten Begriffe FM- Vertrag bzw. FM- Vereinbarung bedürfen in diesem Kontext folgender Erklärung:

Bei Fremdvergabe sprechen wir von einem Vertrag. Bei Eigenbesorgung sollte der Begriff Vereinbarung genutzt werden. Die Inhalte beide Werke sollten jedoch inhaltlich weitgehend kongruent sein. Lediglich in den Punkten der Konsequenzen infolge von Qualitätsmängeln, Terminverzögerungen usw. sind bei einer innerbetrieblichen Vereinbarung insbesondere die Regeln des Betriebsverfassungsgesetzes zu berücksichtigen. Das bedeutet, man muss eigene Mitarbeiter anders behandeln als einen Fremdbetrieb, wenn es darum geht, für Schäden usw. aufzukommen.

Es wird empfohlen, unabhängig von der Vergabeart der Leistungen zwischen der obersten Leitung und dem FM- Bereich eine Vereinbarung zu schließen. Diese soll alle verpflichtenden Elemente enthalten. Sie dient deshalb einerseits als klare Aufgabenstellung für die unterstützenden Services und andererseits als Abgrenzung für all die Leistungen, die nicht vereinbart wurden und deshalb auch nicht erbracht werden können bzw. sollen. Vertrag und Vereinbarung werden durch Leistungsverzeichnisse (LV) präzisiert. Nach diesseitiger Auffassung ist es unabdingbar, nicht nur für Fremdvergaben jeweils ein LV vorzulegen, sondern es muss ohnehin vorhanden sein, wie sonst sollten Aufgaben wirksam übertragen worden sein?