Prozessorientierter Ansatz
Dieses Dokument bietet eine gemeinsame Grundlage für das Verständnis der Faktoren, die die FM-Organisation bei der Entwicklung einer Strategie für FM berücksichtigen sollte. Es fördert eine Methodik zur Unterstützung der FM-Organisation bei der Bestimmung des am besten geeigneten Ansatzes und der Vorkehrungen für die Entwicklung einer Strategie als Grundlage für die spätere Umsetzung taktischer und operativer FM-Anforderungen zur Unterstützung des Kerngeschäfts der Nachfrageorganisation, insbesondere seiner Geschäftsaktivitäten.
Dieses Dokument hebt die Entscheidungen, Aktivitäten, Informationen, Daten und Stakeholder hervor, die in einem übersichtlichen Prozess für die Entwicklung einer Strategie für FM und der damit verbundenen Phasen koordiniert werden müssen, einschließlich:
Verständnis der Nachfrageorganisation: Kontext, Führung, Risikomanagement und strategische Ausrichtung;
Entwicklung von FM-Anforderungen: Interesse an Einrichtungen, Reife von FM, Stakeholder, Prioritäten, funktionale Anforderungen, Dienstleistungen, Erbringungsoptionen und Sourcing;
Formulierung der FM-Strategie: Zusammenstellung der Strategie, ihres Formats und Inhalts, der Budgetanforderungen, der Beschaffung, der Kommunikation, der Rückmeldungen und der Umsetzung;
Management der Leistung: Überwachung und Steuerung, Leistungskennzahlen, Messung, Überprüfung, Korrekturmaßnahmen und gewonnene Erkenntnisse;
Verbesserung der Ergebnisse: Anwendung der gewonnenen Erkenntnisse, Neubewertung der Ergebnisse und Ziele, Aktualisierung der Strategie und Grundsätze.
Bei der Einführung eines Prozessansatzes für die Entwicklung einer Strategie kann es hilfreich sein, drei Phasen zu betrachten: Analyse, Lösung und Umsetzung.
Die Methodik ist so angelegt, dass sie skalierbar ist, was bedeutet, dass die Bestimmungen dieses Dokuments auf jede FM-Organisation mehr oder weniger stark anwendbar sind. Somit kann die FM-Organisation bestimmen, welche der Bestimmungen ganz oder teilweise für die Entwicklung der FM-Strategie im Einklang mit den Zielen, Erfordernissen und Einschränkungen des Kerngeschäfts der Nachfrageorganisation sowie der Art, Größe, Komplexität, des Zustands und der geografischen Lage seiner Einrichtungen anzuwenden sind.
Ebenso kann die Verantwortung für die Analyse, Lösung und Umsetzung der FM-Strategie innerhalb von Organisationen je nach Struktur und vertraglichem Umfang variieren. Über eine Verantwortlichkeitsmatrix können Rollen innerhalb des Kerngeschäfts, der FM-Organisation und ggf. der Dienstleistungsanbieter für die Entwicklung der FM-Strategie zugeordnet werden.