Aktuelles und zukünftiges Interesse an Einrichtungen
Die FM-Strategie bietet einen Rahmen, innerhalb dessen FM-Anforderungen definiert werden können, ohne dass dieser vorgeschrieben ist oder übermäßig viel Managementzeit und Ressourcen verlangt. Die FM-Organisation sollte sich des Umfangs der Aufgaben und Entscheidungen bewusst sein, die zur Definition der Anforderungen erforderlich sind. Bei der Skalierung des Ansatzes werden diese Aufgaben aktiv berücksichtigt, um festzustellen, ob sie reduziert werden können, anstatt sie einfach zu ignorieren. Die FM-Anforderungen können analysiert und als wesentlich, bedingt oder optional eingestuft werden. In solchen Fällen sollte die Bedeutung der Klassifizierung deutlich gemacht und dokumentiert werden.
Sobald die Erfordernisse der Nachfrageorganisation angemessen verstanden und definiert sind, ist es möglich, die am besten geeigneten Anforderungen für FM und Facility Services festzulegen. Diese FM-Anforderungen ergeben sich direkt aus den Erfordernissen der Nachfrageorganisation und sollten diese nicht vorgeben. Sie sollten jederzeit auf die definierten Erfordernisse abgestimmt bleiben, um eine Grundlage für die Überwachung der operativen Leistung und Verbesserung sowie für die Messung des Beitrags von FM zum Erfolg des Kerngeschäfts zu liefern. Die Ergebnisse einer Post Occupancy Evaluation auf die Einrichtungen und die relevanten gewonnenen Erkenntnisse aus anderen Einrichtungen sollten genutzt werden, um Entscheidungen über die FM-Anforderungen zu treffen.
Allgemeines
Ein gut ausgeprägtes Verständnis der Kerngeschäftserfordernisse der Nachfrageorganisation führt dazu, dass der Fokus darauf gerichtet werden kann, inwieweit die bestehenden Einrichtungen die Kerngeschäftsaktivitäten angemessen unterstützen. Dabei werden die Einrichtungen genauestens daraufhin untersucht, ob sie den definierten Erfordernissen entsprechen oder ob Maßnahmen erforderlich sind, um etwaige Funktions- oder Leistungsmängel zu beheben oder auf eine Überspezifikation zu reagieren. Wenn dies zutrifft, könnte dies die Anforderung an sanierte oder neue Einrichtungen zur Folge haben, für die ein solider Business Case erstellt werden sollte, bevor ein Projekt oder eine andere Maßnahme eingeleitet wird. Die FM-Organisation sollte sich der Diskussion über die Gestaltung von sanierten oder neuen Einrichtungen entziehen, bis ein Business Case akzeptiert und eine Einweisung in die Erfordernisse der Nachfrageorganisation abgeschlossen ist.
Wenn neue Einrichtungen in Betracht gezogen werden, sollte die FM-Organisation für eine rechtzeitige Eingabe der definierten Erfordernisse der Nachfrageorganisation sorgen, so dass die erforderliche Funktionalität und Leistung von Anfang an vereinbart wird, wobei die Arbeitsschritte Planung, Bau und Inbetriebnahme integriert werden sollten, um mögliche Auslassungen und Fehler zu reduzieren. Die Einweisung sollte diesen Arbeitsschritten vorangehen und sich auf funktionale Ergebnisse und operative Leistungsziele konzentrieren, die nach anerkannten Nachhaltigkeitskriterien (d. h. umweltbezogene, soziale und wirtschaftliche Leistung) definiert und in jedem Arbeitsschritt überprüft werden, bevor mit dem nächsten fortgefahren wird. Ähnliche Überlegungen sollten auch dann angestellt werden, wenn die Sanierung bestehender Einrichtungen in Betracht gezogen wird, wobei die Faktoren, die bereits bei der Einweisung vor der Planung berücksichtigt werden, durch den physischen Zustand und die Einschränkungen ergänzt werden.
Ein wichtiger Grundsatz, an den sich die FM-Organisation bei der Durchführung eines Projekts für sanierte oder neue Einrichtungen halten sollte, ist „Planung und Konstruktion für die Betriebsfähigkeit“. Die FM-Organisation sollte darauf achten, dass während der Planung auftretende Probleme nicht erst während der Konstruktion und Inbetriebnahme gelöst werden und ebenso wenig Probleme, die bei Konstruktion und Inbetriebnahme auftreten, nicht bis zur Übergabe und Inbetriebnahme der Einrichtungen oder, schlimmer noch, bis zum Betrieb und zur Nutzung, ungelöst bleiben. Die Einhaltung dieser einfachen Leitlinien trägt dazu bei, den stationären Betrieb und die Optimierung von gebäudetechnischen Anlagen (d. h. von Anlagen, die das Innenraumklima regeln) zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erreichen.
Die materiellen Assets, aus denen sich die Gesamtheit der Einrichtungen zusammensetzt, sollten klar definiert und die Nutzung oder Effizienz der Räume in ihnen ermittelt werden. Saisonale und andere Schwankungen, die sich aus der Art der Kerngeschäftsaktivitäten oder anderen Faktoren ergeben, sollten berücksichtigt werden. Die von den Einrichtungen genutzten Facility Services und Ressourcen sowie die darin enthaltenen Aktivitäten sollten überprüft werden, um festzustellen, inwieweit sie zur Erreichung der Geschäftsziele, zur Zufriedenheit der Nutzer und zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis beitragen.
Die physischen Assets der Nachfrageorganisation sollten identifiziert und beschrieben werden. Eine geeignete Regelung besteht darin, ein aktuelles Assetverzeichnis zu führen und durch ein Asset-Management-System oder gegebenenfalls das Unternehmenssystem der Nachfrageorganisation zu steuern. Ebenso sollten die Geschäftsfaktoren, die sich direkt auf den aktuellen und zukünftigen Raumbedarf auswirken, deutlich gemacht werden. Ein langfristiger Geschäftsplanungshorizont ermöglicht es, das optimale Umfeld für die Nutzer zu definieren. Änderungen beim Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik und der sich daraus ergebenden Arbeitsvereinbarungen können sich auf Art und Umfang des Raumbedarfs auswirken, auch wenn sie diesen nicht zwingenderweise reduzieren. Voraussichtliche Änderungen sollten dokumentiert werden.
Die Bereitstellung von Räumlichkeiten sollte jederzeit ein integratives Umfeld widerspiegeln, das den Erfordernissen von Menschen mit Behinderungen und anderen Nutzern mit gleichstellungsbezogenen Erfordernissen Rechnung trägt.
Die FM-Organisation sollte die geschäftlichen und betrieblichen Aktivitäten analysieren, um Nutzungsmuster, Bereiche mit intensiver Nutzung und Bereiche mit geringer Nutzung innerhalb und in der Umgebung der Einrichtungen zu bestimmen. Verfahren zur Bestimmung dieser Werte werden zunehmend technologisch unterstützt, sollten aber immer auf anerkannten Praktiken und ethischen Verhaltenskodizes basieren. Die routinemäßige Überwachung von Einrichtungen ist an vielen Orten Standard und ist aus Gründen der Sicherheit und des allgemeinen Wohlbefindens der Nutzer gerechtfertigt.
Die Bereitstellung von Räumlichkeiten ist selten kostenlos, auch wenn die aktuelle Nutzung auf etwas anderes schließen lässt. Die FM-Organisation sollte die interne Preisgestaltung oder Gebührenerhebung für Räumlichkeiten in Betracht ziehen, um das Bewusstsein dafür zu schärfen, wie Räumlichkeiten genutzt werden und ob diese Nutzung gerechtfertigt und wirtschaftlich ist. Die tatsächlichen Kosten für die Bereitstellung von Räumlichkeiten, einschließlich der Kosten für die Facility Services, sollten ermittelt werden, um festzustellen, welche Räumlichkeiten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten und welche dies nicht tun.
Die Wahrnehmung der Raumnutzung kann innerhalb und zwischen den Standorten variieren, so dass das, was an einem Standort als Standard angesehen wird, an anderer Stelle ganz anders wahrgenommen wird (z. B. extravagant oder ungenügend). Die Lage der Einrichtungen kann manchmal zu Unregelmäßigkeiten führen, die durch kulturelle Unterschiede und lokale Bräuche und Praktiken zusätzlich verstärkt werden. Die FM-Organisation sollte die Kosten und den Nutzen von Aktivitäten an ihren verschiedenen Standorten ermitteln, um jeden Fall hervorzuheben, in dem teure Räumlichkeiten für geschäftliche oder betriebliche Aktivitäten genutzt werden, die an einen kostengünstigeren Standort verlegt werden könnten.
Die Leistungsmessung aller Einrichtungen trägt dazu bei, Effizienzsteigerungen und eine kosteneffiziente Nutzung zu verdeutlichen. Ebenso kann sie Ineffizienzen, Verschwendung und andere Mängel aufzeigen, die dann Entscheidungen über die Rationalisierung der Räumlichkeiten und wo nötig die Veräußerung von nicht mehr funktionsfähigen Einrichtungen liefern können.
Die FM-Organisation sollte die bestehenden Facility Services gegebenenfalls unter Berücksichtigung der folgenden Punkte überprüfen:
Grundsätze: Führung, Behörden, Zulassungen und interne Standards, Internationale Normen, Qualitätssicherung, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt, Humankapital und Finanzen;
Prozesse und Verfahren: Geschäftsprozesse, einschließlich Budgetplanung, Beschaffung, Einkaufsgenehmigungen, Vereinbarungen/Verträge, Vertragsmanagement und Zahlungen;
Dienstleistungserbringung: alle Aspekte der Dienstleistungserbringung, einschließlich der Leistung von Dienstleistungsanbietern (intern und extern).
Alle Facility Services sollten regelmäßig auf Relevanz, zufriedenstellende Leistung und Kosteneffizienz überprüft werden. Die FM-Organisation sollte Benchmarking als Mittel zur Messung des aktuellen Leistungsniveaus nutzen, um nachzuvollziehen, wie es verbessert werden kann.
Die Ressourcen, die bei der Erbringung von Facility Services genutzt oder verbraucht werden oder von denen erwartet wird, dass sie genutzt oder verbraucht werden, sollten ermittelt werden. Zu den Ressourcen gehören Mitarbeiter, Materialien, Werkzeuge, Ausrüstung und Budgets. Auf die folgenden Aspekte sollte dabei geachtet werden:
Mitarbeiter: Verfügbarkeit, Wissen, Kompetenzen, Fähigkeitsprofile und Defizite;
Dienstleistungsanbieter: Umfang, Fähigkeit, Kapazität und Erbringung der Dienstleistungen;
Systeme: Prozesse und Technologien aus der Perspektive eines integrierten Systems.
Die mit den oben genannten Ressourcen verbundenen Kosten sollten in Form einer Kostenanalyse erfasst und zum Vergleich mit externen Organisationen verwendet werden, soweit dies praktikabel ist. Dies hilft beim Verständnis, ob die Nachfrageorganisation das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhält und, falls dies nicht der Fall ist, was getan werden könnte, um die Situation zu verbessern.
Sanierte und neue Einrichtungen
Pläne für sanierte und neue Einrichtungen sollten als Projekt mit klar definierten Arbeitsschritten und Entscheidungspfaden gesteuert werden, um sicherzustellen, dass der Fortschritt auf vorher festgelegten Kriterien basiert. Zu diesem Zweck sollte ein stufenweiser Prozess in Betracht gezogen werden. Die FM-Organisation sollte in der Lage sein, den Business Case für das Projekt, seine Ziele sowie die erforderliche Funktionalität und Betriebsleistung der Einrichtung zu formulieren. Zu Beginn des Projekts sollten klare Ziele für die zu erwartenden Ergebnisse festgelegt werden, die mit der Geschäftsstrategie und den Zielen der Nachfrageorganisation abgestimmt werden sollten. Der Business Case sollte die Chance, die die sanierten oder neuen Einrichtungen darstellen, zusammenfassen und auf alles aufmerksam machen, das besonderer Berücksichtigung bedarf. Es sollte eine angemessene professionelle und/oder rechtliche Beratung eingeholt werden, wenn ein Aspekt nicht angemessen definiert werden kann.
Die Maßnahmen und Entscheidungen, die notwendig sind, um das Projekt zu initiieren, sollten identifiziert werden. Das Folgende sollte berücksichtigt werden:
Präsentation der Motivation für die sanierten oder neuen Einrichtungen;
Definition des Problems oder der Herausforderung, mit denen die sanierten oder neuen Einrichtungen voraussichtlich konfrontiert werden;
Definition des Nutzens oder Wertes, der voraussichtlich durch die sanierten oder neuen Einrichtungen realisiert wird;
Ermittlung der Geschäftsaktivitäten, die voraussichtlich innerhalb der Einrichtungen stattfinden werden;
Zusammenstellung der gewonnenen Erkenntnisse aus früheren Sanierungs- oder Neubauprojekten, einschließlich validierter Fallstudien und anderer zuverlässiger, dokumentierter Quellen;
Ermittlung der Erfordernisse der Nutzer und anderer wichtiger Stakeholder;
Ermittlung des Spektrums potenzieller Sicherheitsprobleme, die für die Geschäftsaktivitäten, Einrichtungen und Nutzer der Nachfrageorganisation relevant sind;
Einrichtung eines Risikoregisters und Protokollierung von Risikoereignissen zusammen mit einer vorläufigen Bewertung ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrer möglichen Auswirkungen;
Ermittlung der Leistungsbenchmarks für die Art der Einrichtung, die zur Festlegung von Zielen und Prozessen zur Leistungsmessung verwendet wird;
Festlegung der erforderlichen Projektergebnisse und -ziele für die funktionale und betriebliche Leistung der Einrichtungen anhand der identifizierten Erfordernisse;
Festlegung der Ziele für Energieverbrauch, CO2-Emissionen, Wasserverbrauch, Abfallreduzierung, Wiederverwendung und Recycling, Kapitalkosten, Betriebskosten, Funktionalität und Effektivität sowie aller anderen Leistungsziele oder Parameter;
Definition der Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen, die das Projektteam benötigt, um die sanierten oder neuen Einrichtungen bereitzustellen;
Definition der Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen, die von der FM-Organisation benötigt werden, um zur Initiierung des Projektes beizutragen und anschließend Beiträge zur Einweisung und Rückmeldungen zum entstehenden Konzept zu liefern;
Ermittlung bestehender Richtlinien, die für die Planung, den Bau, die Inbetriebnahme und den Betrieb der Einrichtungen relevant sind (z. B. interne Planungsstandards, Baunormen und FM-Normen);
Festlegung eines ganzheitlichen Ansatzes für die Sicherheit von Geschäftsaktivitäten, Mitarbeitern, Standorten, Prozessen und Technologien;
Erstellung eines Projektmanagement-Plans, um den Zusammenhang zwischen den Phasen des Projekts, den wichtigsten Aktivitäten und den wichtigsten Meilensteinen aufzuzeigen;
Festlegung eines Verfahrens zur Steuerung von Änderungen während der Planung, Konstruktion und Inbetriebnahme;
Erstellung einer ersten Übersicht über die Investitionen;
Erstellung des Ansatzes für die Bewertung der Lebenszykluskosten;
Erstellung einer ersten Übersicht über die operativen Ausgaben, die Betrieb, Wartung, Ersatz, Energieverbrauch, Wasserverbrauch, Abfallentsorgung und andere erwartete Kosten umfassen;
Ermittlung der Anforderungen und Vereinbarungen für die Erbringung von Projektinformationen für FM-Zwecke;
Ermittlung des Ansatzes für die Post Occupancy Evaluation;
Beschreibung des FM-Managementsystems.
Betreuter Arbeitsplatz
Für einige Nachfrageorganisationen, die mit Platzmangel oder dem Bedarf an mehr Flexibilität konfrontiert sind, können betreute Arbeitsplätze (oder Arbeitsstätten) eine vorübergehende Lösung oder eine längerfristige Möglichkeit bieten, Geschäftsaktivitäten und die zu ihrer Unterstützung erforderlichen Mitarbeiter zu verlagern. Solche Arbeitsplätze können auch die Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung nach einem Vorfall unterstützen. Die FM-Organisation sollte sich dieser Möglichkeiten bei der Erstellung und Aktualisierung der Pläne für die Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung bewusst sein.
Die funktionalen und betrieblichen Anforderungen der Nutzer und anderer Stakeholder sollten auf Räumlichkeiten abgestimmt sein, die bezahlbar sind, wobei Umweltfaktoren und langfristige Betriebskosten (z. B. Energieverbrauch, Wasserverbrauch und Wartung) zu berücksichtigen sind. Es muss ein Gleichgewicht zwischen den Räumlichkeiten, die die Nachfrageorganisation benötigt, und dem, was sie sich für die Zukunft leisten kann, gefunden werden. Die Berücksichtigung von Wachstum und/oder Verringerung der Raumnutzung, ihrer Phaseneinteilung und der zukünftigen Kosten sollte in die Bewertung einer nachhaltigen Raumbereitstellung einbezogen werden.
Einrichtungen, die den Erfordernissen der Nachfrageorganisation entsprechen und gesteuerte Veränderungen bewältigen können, bieten wahrscheinlich ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz und Kosten. Das Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Räumlichkeiten innerhalb der Einrichtungen und die Nutzungsmöglichkeiten haben Einfluss auf die Fähigkeit der FM-Organisation, den Platzbedarf und die voraussichtlich anfallenden Kosten zu steuern. Die Einbeziehung von Funktionen zur Unterstützung verschiedener Aktivitäten zu unterschiedlichen Zeiten hat das Potenzial, die Auslastung zu verbessern, ist aber wahrscheinlich mit zusätzlichen Kosten für die Ausstattung und Möblierung verbunden, die für diesen Zweck angepasst werden können. Die effiziente Raumnutzung hat ihre Grenzen und der Versuch, sie zu übertreffen, kann sich nachteilig auf die Effizienz und das Wohlbefinden der Nutzer auswirken .
Facility Services, insbesondere die Instandhaltung, können sich mitunter negativ auf die vorteilhafte und wirtschaftliche Nutzung von Räumlichkeiten auswirken. Art, Umfang und Häufigkeit der Instandhaltung und ihre Auswirkungen auf die Raumnutzung sollten bewertet werden (z. B. Raumbedarf für die Unterbringung von temporären Arbeiten sowie für die Lagerung von Ersatzteilen, Werkzeugen und Ausrüstungen), um einen Ansatz für die Dienstleistungserbringung zu ermitteln, der Störungen des Normalbetriebs minimiert.