Sourcing
Allgemeines
Der Abgleich der Strukturen und Erbringung von FM und Facility Services mit den Kerngeschäftsaktivitäten der Nachfrageorganisation ist wesentlich für das Erreichen der Geschäftsziele. Um diese Ziele zu erreichen, ist ein effektives Sourcing von FM und Facility Services erforderlich. In diesem Zusammenhang sollten bestimmte Aspekte vor der Entscheidung, ob eine Dienstleistung intern oder von einem externen Anbieter bezogen werden sollte, geklärt werden. Sie umfassen, sind jedoch nicht beschränkt auf, die folgenden Erwägungen:
Verfügt die FM-Organisation über die Fähigkeiten, Mitarbeiter, Kenntnisse, Fähigkeiten, Organisations- und Aufsichtsstrukturen, Werkzeuge und Ausrüstung, um die FM-Anforderungen aus internen Quellen zu erfüllen?
Bietet der Markt das gesamte Spektrum an Dienstleistungen mit den Qualitätsspezifikationen, die für die Unterstützung der Geschäftsaktivitäten erforderlich sind?
Ist die FM-Organisation derzeit in Regionen tätig oder plant sie Tätigkeiten in Regionen, in denen es keinen qualifizierten Markt gibt, um die erforderlichen Dienstleistungen anzubieten?
Ist der Wert der erforderlichen Dienstleistungen ausreichend, um die Aufrechterhaltung eines wirtschaftlichen Kompetenzniveaus und einer internen FM-Organisation im Vergleich zu den auf dem Markt verfügbaren zu rechtfertigen?
Gibt es spezielle Überlegungen zur Absicherung der Geschäftskontinuität oder spezielle Sicherheitsmaßnahmen, die nur befriedigt werden können, indem die Dienstleistungen intern bezogen werden?
Gibt es grundsätzliche strategische Entscheidungen oder Berücksichtigungen politischer, kultureller oder anderer Art, die zwingend sind und/oder die Schlussfolgerungen aus einer oder mehrerer der obigen Fragen aufheben?
Interne Bereitstellung von Dienstleistungen
Die interne Bereitstellung von Dienstleistungen wird in der Regel durch die Spezifikationen zur Dienstleistungserbringung und SLAs abgedeckt. Für diese Dienstleistungen ist eine SLA das primäre Mittel zum Ermöglichen effektiver Kommunikation, Dokumentieren von Anforderungen, Definieren des Umfangs der Dienstleistungen und deren Spezifikationen, Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten, Lösen von Konflikten und Bereitstellen einer Grundlage für die Messung der Leistung.
Externe Bereitstellung von Dienstleistungen
Die Entscheidung über den Einsatz externer Dienstleistungsanbieter bedarf in der Regel einer Vereinbarung oder eines Vertrages. Das Rechtsverhältnis kann variieren und es sollte eine angemessene professionelle Beratung in Anspruch genommen werden, wenn das Verständnis für die Auswirkungen von Beziehungen oder Verträgen unzureichend ist. Wo immer die Verantwortlichkeit für die Beschaffung von Facility Services liegt, erfordert sie Kompetenz in der FM-Beschaffung. Alternativ kann die Beschaffungsfunktion auch von einer Finanz- oder Einkaufs- und Lieferorganisation mit Unterstützung von professionellen Beratern oder Auftragnehmern (z. B. Geschäftsführer bzw. Hauptauftragnehmer) wahrgenommen werden.
Die Vergabe externer Dienstleistungen und Lieferungen erfordert eine Beschaffungsstrategie. Diese kann in die FM-Strategie integriert werden oder separat existieren. Eine Beschaffungsstrategie definiert den umfassenden Ansatz der Vergabe an Leistungserbringer sowie Lieferanten und erkennt an, dass die am Markt vorherrschenden Bedingungen Änderungen unterliegen. Wie Anforderungen an Facility Services für die Erfordernisse einer Nachfrageorganisation spezifisch sind, so ist die Art des Markts spezifisch für einen Standort oder eine Region. Beides wird sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern. Es geht also darum, die aktuellen und wahrscheinlichen zukünftigen Anforderungen an Dienstleistungen und Lieferungen mit ihrer Verfügbarkeit auf dem Markt abzugleichen.