Stakeholder
Allgemeines
Es sollten die internen und externen Stakeholder identifiziert werden. Eine Stakeholder-Auswirkungsanalyse sollte in Betracht gezogen werden, um festzustellen, wie sich die Interessen und Erfordernisse der Stakeholder auf die Nutzung der Einrichtungen und Facility Services auswirken könnten. Die Analyse sollte Art, Umfang und relative Bedeutung dieser Interessen und Erfordernisse aufzeigen. Die Priorisierung sollte ausdrücklich vorgenommen werden, um die Transparenz durch die Rangfolge der Erfordernisse und der damit verbundenen FM-Anforderungen sicherzustellen.
Inwieweit diese Informationen mit Dritten geteilt werden können, sollte im Voraus vereinbart werden. Zu diesem Zweck kann ein Kommunikationsplan erstellt werden, in dem die FM-Organisation sich der Verpflichtung zum Schutz personenbezogener Daten bewusst sein sollte, insbesondere bei der Beantwortung von Informationsanfragen nach den Rechtsvorschriften.
Die Stakeholder sollten in die Diskussion über die Regelungen für FM im Allgemeinen und Facility Services im Besonderen einbezogen werden, soweit dies durch die Ergebnisse der Stakeholder-Auswirkungsanalyse bestimmt wird. Die Stakeholder sollten in die Festlegung der Facility Services einbezogen werden, wenn ihre Erfordernisse angemessen berücksichtigt werden sollen.
Nutzer der Einrichtungen
Die Nutzer von Einrichtungen bilden eine wichtige Stakeholdergruppe und umfassen unter anderem Bewohner, Besucher, Servicepersonal und externe Auftraggeber. Audits und andere Überprüfungen der Einrichtungen aus Sicht der Nutzer sollten berücksichtigt werden. Eine enge Einbindung der Nutzer seitens der FM-Organisation, in der Regel durch Gruppenvertretung, kann dazu beitragen, dass die FM-Anforderungen den Erfordernissen entsprechen und somit die Effektivität und Kosteneffizienz bei der Nutzung der Einrichtungen gefördert werden. Sanierte oder neue Einrichtungen führen zu Änderungen auf der betrieblichen Ebene, die sich direkt auf die Interessen der Nutzer auswirken. Eine frühzeitige Einbeziehung aller betroffenen Stakeholder ist notwendig, damit Standpunkte und Anliegen angemessen berücksichtigt werden können.
Die Nutzer können an der Ermittlung ihrer Erfordernisse beteiligt werden, z. B. durch fragebogenbasierte Umfragen. Die Nutzer können sich auch an der Erstellung von Dienstleistungsspezifikationen und Dienstleistungsniveaus beteiligen und so sicherstellen, dass die Grundlage für die Erbringung von Facility Services ihre Erfordernisse widerspiegelt. Diese Überlegungen gelten gleichermaßen für potenzielle Dienstleistungsanbieter als eine weitere wichtige Stakeholdergruppe, da sie auch Nutzer der Einrichtungen sind und möglicherweise spezifische Anforderungen haben (z. B. Räumlichkeiten für ihre Materialien, Werkzeuge und Ausrüstung).
Spezifikationsgrad
Die FM-Organisation legt unter Umständen zum ersten Mal FM-Anforderungen fest. In solchen Fällen besteht die Möglichkeit, dass sie unwissentlich ein höheres Anforderungsniveau als notwendig festlegt, so dass sich die Angebote für extern bezogene Dienstleistungen als höher erweisen könnten als vorgesehen. Gespräche mit potenziellen Dienstleistungsanbietern können Überspezifikationen aufzeigen, die korrigiert werden können, ohne die Qualität oder Leistung zu mindern oder die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt zu beeinträchtigen.