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Überwachung gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften

Allgemeines

Eng verknüpft mit den Ausführungen zum Thema Wahrnehmung der Betreiberverantwortung im Facility Management ist der folgende Abschnitt, der sich vor allem damit beschäftigt, wie es gelingen kann, die Vielfalt gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften im Unternehmen an den entsprechenden Stellen zur Verfügung zu haben.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden und dennoch wirtschaftlich und mit vertretbaren Haftungsrisiken zu arbeiten, müssen die gesetzlichen Vorgaben eng in die täglichen Arbeitsprozesse integriert werden. Eine "Parallel-Organisation" zur Abdeckung der gesetzlichen Anforderungen ist aus wirtschaftlicher Sicht nicht möglich.

Der Begriff Responsibility Management beschreibt eine Systematik, die Instandhaltungsaufgaben um den Komplex des Arbeitsschutzes und der Anlagensicherheit ergänzt. Es gilt, mit einem Responsibility Management- System mehr Haftungs- und Arbeitssicherheit (legal compliance) zu erreichen, und dabei dennoch wirtschaftliche Abläufe zu ermöglichen.

Unglücksfälle einschließlich der damit einhergehenden Haftungsfragen, eine große Anzahl einzuhaltender Rechtsvorschriften und Regelwerke, die nicht zuletzt auch durch die Globalisierung weiter anwächst, sensibilisieren die Verantwortlichen mehr und mehr für die Themen "Betreiberverantwortung", "Rechtssicherheit" und "gerichtsfeste Organisation".

Das folgende Bild zeigt eine Übersicht der wichtigsten Regelsetzer, die zurzeit den FM-Markt dominieren.

Übersichtsnormen

Pflichten und Umsetzung

Mittlerweile gibt es als Unterstützung bei der Wahrnehmung der Pflichten und Umsetzung organisatorischer Maßnahmen einige wertvolle Richtlinien, wie z. B. GEFMA 190 und 310 oder VDI 3810 Blatt 1.1.

Diese Richtlinien zu beachten, ist ein Gebot der Stunde. Die Promotoren der Publizierung von Regelwerken und deren Organisationssysteme führen eine Reihe von Informationen und Fachtagungen durch. Im Zuge erhöhter Sensibilisierung werden dann auch Informationssysteme angeschafft, bzw. es werden Dienstleister mit Informationsaufgaben über Regelwerke beauftragt.

Wenn es also mehr und mehr auf diesem Gebiet in die richtige Richtung geht, wird längst noch nicht allenthalben den Betreiberpflichten regelkonform nachgekommen. Die Pflichten werden zum Teil nach wie vor nicht erkannt und demzufolge auch nicht an die betreffenden Mitarbeiter delegiert und von diesen in der Folge nicht sicher beachtet.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass es oftmals in den Unternehmen an der systematischen Sicherstellung der Rechtskonformität mangelt.

Wissensmanagement

Grundlage des Wissensmanagements ist ein Informationssystem. Wer nicht in der Lage ist, sich ein eigenes Informationssystem zu schaffen, ist angewiesen auf den diesbezüglichen Markt. Es leuchtet ein, dass insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen eher nicht in der Lage sein werden, ihr eigenes System zu schaffen.Ein solches eigenes Wissensmanagement könnte zusätzlich zur Regelwerksverfolgung auch als "Speicher" für Facility Produkte dienen.

Fallbeispiel

Fallbeispiel:

Ein FM- Bereich oder -Unternehmen habe bereits an einem Standort eine Klimaanlage erneuert. Sie soll dies nun auch an einem weiteren Standort tun.

Hier könnte der Zugriff auf diesen Produktspeicher insofern helfen, als das Projekt (in diesem Fall ein Produkt) teilweise wiederverwendet werden könnte.

Verfahrensweise

Im Übrigen liegt in einer solchen Verfahrensweise ja ein entscheidender Mehrwert fremdvergebener Facility Services. Zum einen ist der Dienstleister potenziell in der Lage, rationell und in erprobter Weise die Leistung auszuführen. Zum anderen spart der Auftraggeber Ressourcen und erhält eine Leistung, die nicht zum ersten Mal ausgeführt wird. Er partizipiert also von Erfahrung. Es sei allerdings nicht verschwiegen, dass der Auftraggeber sich zuvor mit geeigneten Methoden sicher überzeugen muss, dass der Dienstleister diesem Anspruch auch tatsächlich gerecht wird und kein "Blender" ist.

Online Informationssysteme mit rechtlich-technischem Fachwissen der in Deutschland relevanten Regelwerke für das Facility Management stehen zur Verfügung. Diese enthalten oben genannten Vorteil erfahrungsgemäß nicht. Dennoch sind sie unentbehrlich, weil sie teilweise mehr als 2000 deutsche Regelwerke beinhalten. Der Vorteil besteht unter anderem darin, dass diese Regelwerke aktuell sind. Der Anwender darf also darauf vertrauen, den neuesten Stand zu erhalten, ohne aufwändig vergleichend recherchieren zu müssen.

Die Provider solcher Regelwerke bieten zudem auch spezielle Auswertungen der darin enthaltenen Inhalte an. Bei der Beschaffung derartiger Systeme ist eine klare Aufgabenstellung an den Anbieter von großem Vorteil. Indem die anwendungsspezifischen Vorgaben entsprechend des betrieblichen Bedarfes bereits von vornherein gemacht werden, sind spätere Anpassungen weitgehend überflüssig und die Anwender erhalten schnell und unkompliziert die für sie wichtigen Informationen. Sie müssen natürlich entsprechend dafür bezahlen.

Der Einkauf

Der Einkauf einer Regelwerksverfolgung hat also folgende Vorteile:
- geringer Eigenaufwand bei Recherchen,
- Schneller und effizienter Zugriff auf die wichtigsten Regelwerke im Facility Management,
- Konzentration auf die substanziellen Inhalte relevanter Regelwerke,
- Ausgabe von Pflichtenkatalogen, falls vereinbart, auch als Handlungsanweisungen,
- infolge einheitlicher Internetoberfläche standardisierte und einfache Handhabung,
- Hohe Rechtssicherheit bei geringem Haftungsrisiko infolge der Sicherheit, über aktuelles Rechtswissen zu verfügen.
- Ein sehr wichtiger Schritt zur Exkulpation.

Entscheidung für ein Ordnungssystem

Ein Ordnungssystem für das Facility Management zu finden, das sinnvoll strukturiert ist und allen Beteiligten einleuchtet, ist eine Aufgabe, die so alt ist, wie das Facility Management selbst. Wenn es noch vor Jahren dem Einfallsreichtum der Facility Manager überlassen war, Einteilungen und Strukturen des FM im Unternehmen herzustellen, so sind heutige Generationen komfortabel gestellt.

Eine Reihe von Organisationen, die sich mit Services, Instandhaltung, technischen und baulichen Anlagen und eben auch insbesondere mit dem Facility Management beschäftigen, haben im Laufe der Jahre brauchbare Ordnungssysteme für das Facility Management hervorgebracht.

So ist beispielsweise dieses Facility Management- Buch selbst so eingeteilt, dass es weitgehend der Struktur der DIN EN 15221 entspricht. Wie bereits an anderer Stelle ausführlich erläutert, wird hierfür der Teil 4 der DIN EN 15221 benutzt, der sich mit der Einteilung der standardisierten Facility Produkte beschäftigt. In Ermangelung eines tieferen Clusters dieser Facility Produkte, als in der Norm vorgefunden, sind vom Autor die standardisierten Facility Produkte in generischer Form angereichert worden durch die phasenübergreifenden Lebenszyklus- Prozesse, wie wir sie in der GEFMA- Richtlinie 100-2 vorfinden. Die Einteilung dieser GEFMA- Richtlinie ist nach diesseitiger Auffassung trefflich gelungen, basiert sie doch auf dem Zeitstrahl, den eine Immobilie durchläuft. Dies ermöglicht eine gut verständliche und für jedermann einsichtige Einteilung mit zeitlicher Vorstellung.

Man beginnt mit der theoretischen Entwicklung einer Immobilie und endet mit deren Abriss respektive deren Umnutzung. Man erhält einen Kreislauf, der allenthalben der Lebenszyklus einer Immobilie genannt wird.

Ordnung für Dokumente des FM

GEFMA- Richtlinien in der Serie 922

Unterstellt man also, dass der Lebenszyklus eine für alle Immobilien gleichermaßen zutreffende Generik darstellt, erhält man eine plausible Begründung, den Lebenszyklus zur Grundlage des Ordnungssystems eines betrieblichen Facility Management-Wissensmanagements zu verwenden. Der Vorteil besteht unter anderem auch darin, die theoretischen Weiterentwicklungen im Rahmen der GEFMA sich zu Eigen machen zu können, ohne selbst Entwicklungskapazitäten in diese Sache stecken zu müssen. In diesem Kontext betrachtet, sind unsere Empfehlungen von pragmatischer Natur und haben mit der Publizierung oder gar Werbung im Zusammenhang mit GEFMA- Richtlinien nichts zu tun.

Beispielhaft sind fünf GEFMA- Richtlinien in der Serie 922 aufgeführt. Deren Einteilung erfolgt nach dem Ordnungssystem der DIN 276-1:
- GEFMA 922-334 Türen, Tore und Fenster
- GEFMA 922-362 Natürliche RWA-Anlagen
- GEFMA 922-412 Trinkwasser-Installationen
- GEFMA 922-434 Kälteanlagen
- GEFMA 922-461 Aufzugsanlagen.

GEFMA- Richtlinien des EU-Rechts

Die obigen Verzeichnisse enthalten Daten und Dokumente, die während des Lebens-zyklus der jeweiligen Anlagen bzw.-Komponenten zu erstellen sind, soweit gesetzliche Forderungen bzw. vertragliche Regeln dies bestimmen.

Die GEFMA- Richtlinien enthalten die Regelungen für die Produktkategorien entsprechend des geltenden EU-Rechts. Dies sind:
- Bauprodukte (i.S. der EU-Bauprodukte-VO (EU) 305/2011)
-Maschinen (i.S. der EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG)
- Druckbehälter (i.S. der EU-Druckbehälterrichtlinie 2014/29/EU)
- Druckgeräte (i.S. der EU-Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU)
- Elektrische Betriebsmittel (i.S. der EU-Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU)
- Aufzüge (i.S. der EU-Aufzugsrichtlinie 2014/33/EU).
Hierin finden sich, jeweils abgestimmt mit den europäischen Produktnormen, die
- Anforderungen für Informationen für die Benutzer
- Kennzeichnungsvorschriften für die Produkte
- produktbegleitet Dokumente sowie Zulassungen von Produkten.

Die Zuordnung der Dokumente erfolgt in der Reihenfolge der Lebenszyklusphasen 1-9 und innerhalb dieser Ordnung eingeteilt, nach der Anlagennomenklatur der DIN 276-1. Damit lassen sich die Daten sinnvoll ordnen und bezüglich der Immobilienhistorie auch relativ leicht finden.

GEFMA 922-334

Allerdings ist festzustellen, dass im genannten Beispiel GEFMA 922-334 Außentüren und -fenster es sinnvollerweise weiterer individueller Einteilungen bedarf. Weil die GEFMA alle denkbaren Außentüren und -fenster enthält, sollte man nach Bauarten weitere Unterscheidungsmerkmale einführen. Diese könnten beispielsweise sein:

A nach der Betätigung
- Kraftbetätigte
- selbstschließende
- manuell schließende.

B nach der Bauart
- Drehflügel-,
- Faltflügel-,
- Schiebe-,
- Karusselltüren,
- Roll-,
- Sektionaltor,
- Kipp-,
- Schiebetore,
- mit oder ohne Brand-/Rauchschutzeigenschaften,
- mit oder ohne Feststelleinrichtungen.

Eine typische Verteilung der unterschiedlichen Anzahl von Dokumenten zum Bauteil zeigt das folgende Bild.

Türen, Tore und Fenster

Türen, Tore und Fenster

Die weitaus meisten Dokumente - etwa 50 Stück - entstehen bzw. dienen der Lebenszyklusphase drei, also der Erstellung des Bauwerkes. Aber etwa ein Drittel dieser Anzahl muss für die Lebenszyklusphase sechs (den Gebäudebetrieb) zur Verfügung stehen.

Dokumente über Türen und Tore

Türen und Tore

Für Türen und Tore sind das die Dokumente gemäß der vorstehenden Tabelle. Der Leser mag selbst anhand seiner eigenen Erfahrungen sich diese Zahl in Bezug auf betriebliche Anforderungen vor Augen führen. Gelten Fenster und Türen doch im Allgemeinen als solche Elemente, um die man sich eher nicht kümmern muss, es sei denn, es klemmt oder Schlüssel fehlen.

Aufgrund seiner Bedeutung für die Sicherheit der Personen sind es bei Aufzugsanlagen vergleichsweise noch mehr Dokumente, wie die folgende Grafik zeigt.

Dokumenten über Aufzugsanlagen

Aufzugsbezogene Dokumente



Insgesamt werden in GEFMA 922-461 112 Stück aufzugsbezogene Dokumente aufgelistet!

Bei Gelegenheit dieser Betrachtung mag ein Verantwortlicher für die Instandhaltung und den Betrieb sich kritisch fragen, wie er dieser Dokumentenfülle gerecht wird; insbesondere dann, wenn er seine Aufgaben vorwiegend mit Subunternehmen erledigt.

Facility Management

Kay Meyer, Geschäftsführer

Tel.: 04125 3989923
Mobil: 0171 7044665
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