Beschaffungsplan: Was er beinhaltet und warum er wichtig ist
Beschaffung
Die Beschaffung von FM und Facility Services sollte als eine eigenständige Funktion innerhalb der FM-Organisation betrachtet werden, die durch eine bestimmte Rolle abgedeckt sein muss. Dies kann Teil der etablierten Einkaufs- und Lieferprozesse und -verfahren der Nachfrageorganisation sein, die untersucht werden sollten, um festzustellen, ob Vereinbarungen, die Facility Services abdecken, enthalten sind und, wenn ja, wie diese anzuwenden sind. Es ist erforderlich, diese Frage vor Beginn der Beschaffung zu klären.
Einkaufs- und Lieferexperten können eine wertvolle Quelle für Fachwissen über Beschaffungsprozesse und -verfahren sein, insbesondere aus Führungsperspektive. Die Beschaffung im öffentlichen Sektor kann an Rechtsvorschriften und spezifische Bedingungen für die Vorauswahl, Ausschreibung, Bewertung und Auftragsvergabe gebunden sein. In diesen Fällen sollte eine professionelle und/oder rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden.
Die FM-Organisation sollte alle Rollen identifizieren, die mit der Beschaffung von FM und Facility Services zusammenhängen, und ihre Art und das Verhältnis zwischen ihnen bestimmen, einschließlich derjenigen, die durch etablierte Einkaufs- und Lieferprozesse und -verfahren abgedeckt sind. Hierfür sollte eine Verantwortlichkeitsmatrix verwendet werden.
In Ermangelung eines definierten Beschaffungsprozesses sollte die FM-Organisation die Einführung der folgenden Phasen für die Beschaffung von FM und Facility Services in Betracht ziehen:
Festlegung der Erfordernisse;
Vorbereitung oder Aktualisierung des Beschaffungsplans;
Erteilen von Informationsanfragen und Vorqualifizierung von Dienstleistungsanbietern;
Veröffentlichung von Ausschreibungen und/oder Angebotsaufforderungen;
Bewertung von Angeboten;
Formalisierung von Vereinbarungen/Verträgen;
Mobilisierung der Dienstleistungserbringung;
Erbringen der Dienstleistungen;
Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen;
Bewertung der Leistung.
Es sollte ein Beschaffungsplan erstellt werden, der in Form eines Zeitplans vorliegt, in dem Phasen, geplante Aktivitäten und deren Ressourcen, Entscheidungspunkte und Meilensteine dargestellt werden. Ein Zeitplan kann in Form eines Diagramms erstellt werden. Ressourcen umfassen Mitarbeiter, Materialien, Werkzeuge, Ausrüstung und Budgets. Meilensteine kennzeichnen Beginn, Abschluss, Termine und andere nennenswerte Ereignisse.
Der Beschaffungsplan sollte die bestehenden Prozesse und Verfahren ergänzen und mit den zu identifizierenden Führungs- und Sicherungsanforderungen der Nachfrageorganisation in Einklang stehen:
Phasen und Entscheidungspunkte im Beschaffungsprozess;
Kriterien für die Entscheidungsfindung;
Aufgaben innerhalb von Phasen und deren Reihenfolge;
Informationsquellen und Daten für die Verwendung in Aufgaben;
Einzelpersonen und externe Organisationen, die an Aufgaben und den zugehörigen Rollen beteiligt sind;
andere Stakeholder, die beteiligt sein könnten;
Ressourcen, die zur Durchführung der Aufgaben benötigt werden;
Liefergegenstände in jeder Phase und die Form, die sie annehmen sollten;
Ausschreibungsprozesse und die anzuwendenden Verfahren.
Die Beschaffung von Facility Services kann den Austausch einer bestehenden Vereinbarung durch eine andere oder den Wechsel von hausintern zu Outsourcing und umgekehrt umfassen. Der Übergang von einer Art der Dienstleistungserbringung zu einer anderen erfordert zusätzliche Aufmerksamkeit, da neue Dienstleistungen schrittweise eingeführt werden müssen, während die bestehenden Dienstleistungen schrittweise eingestellt werden müssen. Unter diesen Umständen ist es unerlässlich, jeden Dienstausfall zu vermeiden, da dies den Normalbetrieb beeinträchtigen könnte.
Wenn im Rahmen eines Outsourcings oder einer Änderung des Outsourcings ein Übergang von der FM-Organisation zu einem oder mehreren Dienstleistern zu erwarten ist, sollte die FM-Organisation die damit verbundenen Aufgaben mit ihrem wahrscheinlichen Zeitrahmen identifizieren und in den Übergangsplan aufnehmen. Dabei sollte das Management der damit verbundenen Aufgaben berücksichtigt werden. Dies kann ein komplexer Vorgang sein, und es sollte professionelle und/oder rechtliche Beratung eingeholt werden.