Budgetanforderungen
Budgetanforderungen
Die Kosten für die Umsetzung der FM-Strategie sollten als Grundlage für die Festlegung von Budgets geschätzt werden. Kostenschätzungen sollten, soweit möglich, immer erstmalig erstellt werden, um Fehler und Auslassungen bei früheren Schätzungen oder Budgets zu vermeiden. Eine nullbasierte Budgetierung sollte als Teil dieses Ansatzes betrachtet werden.
Die FM-Organisation sollte die Ressourcen für die Beschaffung und Verwaltung von FM und Facility Services sowie die Finanzierungsquellen berücksichtigen. Um eine Unterschätzung der tatsächlichen Kosten für FM und Facility Services zu vermeiden, ist Sorgfalt geboten. Direkte Kosten, wie sie beispielsweise im Zusammenhang mit Vereinbarungen oder Verträgen für Facility Services und Lieferungen anfallen, sind leicht zu ermitteln, da die tatsächlichen Kosten oft dem Wert einer Bestellung, eines Angebots oder den intern geschätzten Kosten für Arbeitskräfte, Materialien und Ausrüstung entsprechen. Indirekte Kosten, wie sie z. B. für die Überwachung und das Management anfallen, könnten schwieriger zu ermitteln sein, insbesondere wenn die Ressourcen über Einrichtungen oder Verträge verteilt sind. Wenn es sich um große oder komplexe Vereinbarungen zur Dienstleistungserbringung handelt, sollten die Budgets die zusätzlichen Ressourcen und Kosten für die Koordination und Kontrolle berücksichtigen. Es ist wichtig, dass alle Kosten so genau wie möglich geschätzt werden, damit ein vollständiges Bild der Kosten für FM und Facility Services entsteht. Eine anschließende Budgetkontrolle kann dazu beitragen, die Genauigkeit der Kostenschätzung zu verbessern, was auch durch Benchmarking unterstützt wird.
Die FM-Organisation sollte sicherstellen, dass bei Bedarf ausreichende Budgets bereitgestellt werden können, um die Kosten für die Dienstleistungserbringung über die Geschäftsjahre hinweg und alle Übergangsregelungen, die zusätzliche Ausgaben verursachen könnten, zu decken. Mehrjahresbudgets und Lebenszykluskosten sollten berücksichtigt werden, um ein angemessenes Leistungsniveau über definierte Geschäftsplanungshorizonte hinweg sicherzustellen. Abhängig von den Buchhaltungspraktiken und Finanzkontrollen kann es notwendig sein, eine separate Genehmigung für Budgets zur Deckung der direkten und indirekten Kosten einzuholen. Die FM-Organisation sollte den Zweck jedes zu verwendenden Budgetpostens klären, damit die Ausgaben gegen das genehmigte Budget verbucht werden, auf das es sich bezieht. Durch die korrekte Buchung und Berichterstattung der Ausgaben wird sichergestellt, dass die Nachfrageorganisation über die tatsächlichen Kosten von FM und Facility Services informiert ist und wertvolle Daten für das Benchmarking liefert.