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Erstellen eines FM- Vertrages

FM- Literatur

In der FM- Literatur und in den Unternehmen existieren eine Unmenge von Vertragsbeispielen und -Mustern. Sie alle mögen mehr oder weniger erfolgreich umgesetzt werden bzw. worden sein.

Aber in vielen Unternehmen besteht Unsicherheit über Form und Inhalt von Verträgen für Leistungen des Facility Management. Mitunter sind die Verträge nicht einheitlich oder nicht nach neuesten Richtlinien gestaltet. Es mag hier und da auch sein, dass die Nachfrager von Facility Services nicht länger angewiesen sein wollen auf die Vertragsvorgaben ihrer Anbieter und Eigenes vereinbaren möchten.

Wir befassen uns hier damit, wie man ein eigenes Vertragskonvolut erstellt, beginnend beim Werkvertrag über das Leistungsverzeichnis bis hin zu vielen wichtigen Vertragsanhängen.

Die Basis hierfür bildet DIN EN 15221 Teil 2 "Leitfaden zur Ausarbeitung von Facility Management- Vereinbarungen".

Erstellen eines FM- Vertrages

Im Anhang "Erstellen eines FM- Vertrages"findet man alle Unterlagen, die für einen Vertrag benötigt werden, die jedoch an das jeweilige Unternehmen anzupassen sind.

Sie finden hier:
- Den Werkvertrag (als Muster-FM-Vertrag)
- Objektive Bewertungskriterien des Angebotes
- Das Leistungsverzeichnis
- Technische Anlagendaten
- Übersicht technische Dokumentation
- Arbeitskarten in Anlehnung an VDMA 24186 ff
- Checkliste
- Inspektions- u. Wartungsplan
- Prinzip-Beispiel Prüfprotokoll
- Qualitätsgespräche
- Störungsbeseitigungsmeldung
- CAD- und CAFM- Richtlinie
- Dokumentationsrichtlinie
- Nennung spezifischer mitgeltender Richtlinien
- Sicherheitsanforderungen, wie Fachbetriebliche Zulassungen, Gefährdungsbeurteilung des AN. Einweisungsprotokoll für Fremdfirmen u.a.
- Diverse Vertragsbestimmungen, wie Geheimhaltungsvereinbarung, Ersatzteil- und Lagerbevorratungslisten
- Diverse durch den AN zu liefernde Dokumente, wie Angaben zur Rufbereitschaft, IH- Kurzkonzept, Bietererklärung des AN, Nachunternehmerliste des AN.

Nach Existenz der europäischen DIN EN 15221 ist es an der Zeit und im Geist dieser Norm doch auch geboten, die Verträge mit ihrer Hilfe Norm zu harmonisieren. Vor Beginn eines Vertragsabschlusses im Rahmen einer Ausschreibung sollte sichergestellt werden, dass alle Begrifflichkeiten von den Partnern in gleicher Weise verstanden werden. Es empfiehlt sich, hierzu unter anderem die Definitionen der Normen zu benutzen.

Anlass für Ausschreibungen

Die heutige Zeit ist geprägt durch weitgehende Arbeitsteilung. Viele Unternehmen bedienen sich Dritter, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Dies geschieht sowohl in der materiellen Produktion, als auch im Dienstleistungsbereich. Denken wir nur z. B. an die vielen Zulieferbetriebe in der Autoindustrie.

Im Facility Management haben sich im Laufe der Jahre Unternehmen herausgebildet, deren Kerngeschäft Facility Services sind.

In dem Maße, wie die Unternehmen glauben, dass Dritte die in ihren Unternehmungen benötigten Serviceleistungen besser, also qualitativ günstiger und wirtschaftlicher, ausführen können, vergeben Sie diese Leistungen.

Dabei befinden sich die Unternehmen stets im Zwiespalt. Einerseits ist es angenehm, wenn ein geübtes und örtlich erfahrendes Personal zur Verfügung steht, andererseits befürchten sie, dass Preise und Qualität im Laufe der Jahre "einbetoniert" werden. Um diesen "Beton" aufzubrechen, werden Ausschreibungen zwecks Neuordnung von Leistungen Dritter durchgeführt. Dies erfolgt vielfach aber nur mit Blick auf die Preise.

Insbesondere in öffentlich- rechtlichen Unternehmen, wo es besonders um den sorgsamen Umgang mit Geldern gehen muss, sind Ausschreibungen zudem probate Mittel, um der Korruption vorzubeugen, wobei klar ist, dass Korruptionsvorbeugung natürlich allgemein gilt.

Im Dienstleistungsbereich gilt es zusätzlich, Intangibilitäten zu vermeiden, weil die Leistungen meist nicht auf den ersten Blick bezüglich ihrer Qualität geprüft werden können.

Der "richtige" Zeitpunkt für Ausschreibung

Die Erfahrung zeigt, dass entweder betriebliche Vorgaben (z. B. durch den Einkauf) oder das "Bauchgefühl" über den Zeitpunkt von Ausschreibungen entscheiden. Es heißt: "Es wird mal wieder Zeit."

Dabei müsste es eigentlich klare Kriterien geben, die den Zeitpunkt einer Ausschreibung bestimmen.

Welche Kriterien könnten das sein?
- Die preisliche Entwicklung: Die erwarteten Kosteneinsparungen sind ausgeblieben.
- Die Qualitätsentwicklung: Es gibt oft Beschwerden oder Ärger über vermeintlich schlechte Qualität.
- Intransparenz: Leistung und Preis stehen nicht im richtigen Verhältnis zueinander.
- Kompetenzschwierigkeiten: Die eigene fachliche Weiterentwicklung hat den Wissensstand des Dienstleisters überholt.
- Unzuverlässigkeit: Immer wieder muss man nachhaken.
- Personelle Probleme: Das Personal verhält sich illoyal, ist nachlässig, zeigt geringes Engagement usw.

Aber wie evident sind diese Einschätzungen? Wie weit sind sie geprägt durch persönliche Eindrücke und Auffassungen? Wie sehr sind sie frei von Tendenzen? Wie sehr könnten persönliche Interessen handelnder Personen eine Rolle spielen?

Entscheidungskriterien müssen messbar sein. Erst dann sind sie frei von allen persönlichen Einflüssen. Ausschreibungsaktivitäten sollten also auch mit Hilfe von belastbaren Kennziffern gesteuert werden. Die Messung der Qualität von Dienstleistungen ist ein besonderes Thema.

Hier einige Beispiele:

SLA- und KPI- Beispiele

Wirksamkeit des Helpdesk-Services
(Reaktionszeiten)

%, Verhältniszahl unerledigte zu erledigten Arbeitsaufträgen

Einhaltung von (wichtigen) Richtterminen

Stück Grenzterminüberschreitungen

Termintreue bei Auftragserledigungen

% Terminüberschreitungen für Erledigung der Aufgaben in einem Berichtszeitraum

Korrektur von Fehlern

Max. zulässige Zeit für die Korrektur von Fehlern
differenzieren nach Prioritäten, die sich nach Schadenserwartungen richten

Komfort der Dienstleistungen

Kundenzufriedenheitsanalyse

Beispiele



Allein durch diese wenigen Beispiele wird klar, dass bei der Leistungsvereinbarung bereits solche Kriterien vorliegen müssen. Das stellt allerdings einige Ansprüche an die Leitung des Facility Management in Verbindung mit dem Einkauf.

Festlegen, was ausgeschrieben werden soll

Die auszuschreibenden Leistungen sollten sich an Zuständigkeiten orientieren. Meist sind solche Zuständigkeiten gegliedert nach

- Technischen Anlagen,
- Gebäudekomplexen,
- Tätigkeitsbereiche (FM-Prozesse z.B. Wartung, Planung, Instandsetzung, Reinigung usw.).
Die Unternehmen müssen hierfür klare Geschäftsverteilungen und Stellenbeschreibungen besitzen.

Die Erfahrung zeigt allerdings, dass dies häufig nicht der Fall ist. So sind die Facility Manager oft auf sich allein gestellt, wenn es darum geht, entsprechende Leistungen in ihrem Verantwortungsbereich zu erkennen und zu bestimmen. Integration auf taktischer Ebene (Mensch und Organisation) {2000}

Dieser Punkt beschäftigt sich mit der Integration der standardisierten bzw. erweiterten Facility Produkte auf der taktischen Ebene. Gemeint ist die Ebene in FM-Organisationen, die die strategischen Aufgaben entgegennehmen, weiterentwickeln und umsetzen und somit für die Facility Services zum Abarbeiten aufbereiten.

Das bedeutet nichts anderes, als dass die jeweilige Menge der zu erbringenden Facility Services als Gesamtheit aufgearbeitet werden muss (integriert). Dieser integrale Ansatz ist insofern von Vorteil, als eben taktische Aufwendungen für mehrere Facility Services Bedeutung haben. Als kompletter Gegensatz hierzu kann die Einzelvergabe von Wartungsverträgen angesehen werden. Hier ist an eine Integration nicht zu denken. Jeder macht seins, losgelöst voneinander. Es liegt auf der Hand, dass ein solches Verfahren insgesamt auch höhere Kosten mit sich bringt und für den AG mehr Aufwand an Steuerung.

Die Integration auf taktischer Ebene umfasst den Bereich Mensch und Organisation. Der Vorteil dieses Verfahrens kann am Beispiel der Personalentwicklung dargestellt werden. Während in Stand-Alone-Verfahren das Personal sehr unterschiedlich bezüglich Vorbildung, Qualitätsbewusstsein, Berichterstattung über die verbrachte Leistung usw. vorgehen wird, so ist im integralen Verfahren eine umfassende Personalentwicklung möglich.

Teil der DIN EN 15221 Mensch & Organisation

Die Integration

Die Integration auf taktischer Ebene umfasst bezüglich der Kosten die des taktischen Managements, die Kosten der internen Verwaltung und alle Kosten der mit Mensch und Organisation im Zusammenhang stehenden Dienstleistungen.

Beispiele für die spezifischen Aktivitäten sind:Umsetzungsstrategien,

Kundenkommunikation,

Bewerkstelligung kurzfristiger Veränderungen,

Bestellservices,

Kostenkontrolle,

Überwachung der Leistungen,

sowie die Berichterstattung an das strategische FM, jeweils bezüglich der Bereiche Mensch und Organisation im Sinne ihrer Definition gemäß DIN EN 15221.

Facility Management

Kay Meyer, Geschäftsführer

Tel.: 04125 3989923
Mobil: 0171 7044665
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