- Allgemeines
- Eigentum und Nutzung
- Leitung
- Vorschriften und Konformität
- Grundsätze und Verfahren
- Reife der Aktivitäten, Prozesse und Systeme
Die Art und Weise, wie die Nachfrageorganisation reguliert wird und ihren Stakeholdern gegenüber rechenschaftspflichtig ist, schafft einen besonderen Rahmen für ihr Geschäft, der für ihre Einrichtungen und Facility Services äußerst relevant ist. Ein angemessener Ansatz für die Führung der Nachfrageorganisation ist notwendig, um Konsistenz und Transparenz in ihren Kerngeschäftsaktivitäten und den Beziehungen zu externen Stellen und Einzelpersonen sicherzustellen. Jeder Aspekt der Führung der Nachfrageorganisation, der sich derzeit auf die Einrichtungen und Facility Services auswirkt oder wahrscheinlich auswirken wird, sollte identifiziert werden.
Der Rechtsstatus des Interesses der Nachfrageorganisation an den Einrichtungen sollte ermittelt werden (z. B. Eigentümer, Mieter, Untermieter oder Lizenznehmer). Die Art und Weise und das Ausmaß, in dem die Nachfrageorganisation berechtigt ist, ihre Einrichtungen zu nutzen oder zu verändern, sollte dokumentiert werden. Im Zusammenhang mit den Interessen und Rechten der Nachfrageorganisation an den Einrichtungen sollte professionelle Beratung in Betracht gezogen werden.
Die Nachfrageorganisation ist schlussendlich für alle Entscheidungen verantwortlich, die die Nutzung ihrer Einrichtungen und Facility Services betreffen. Eine übertragene Befugnis für das Tagesgeschäft ist zu erwarten. Rollen und Verantwortlichkeiten, einschließlich der Rechenschaftspflichten, sollten formalisiert und allen betroffenen Stakeholdern mitgeteilt werden. Hierfür bietet sich eine Verantwortlichkeitsmatrix an. Es sollte keine Unklarheiten über Rollen, Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflichten oder etwaige Lücken zwischen ihnen geben.
Einrichtungen und die dafür Verantwortlichen sind an Vorschriften und Konformität gebunden, und zwar je nach Standort (d. h. Gerichtsbarkeit) in unterschiedlichem Maße. Die FM-Organisation sollte feststellen, inwieweit Vorschriften und Konformität die Verpflichtungen und Zuständigkeiten in Bezug auf die Einrichtungen und Facility Services beeinflussen.
Die Grundsatzerklärungen der Nachfrageorganisation, interne Standards und Verfahrensdokumentationen sollten für die Entwicklung der FM-Strategie zur Verfügung gestellt oder angefordert werden. Etwaige Lücken bei der Bereitstellung von Grundsätzen, Standards oder Verfahren sollten ermittelt und Maßnahmen zur Behebung dieser Situation ergriffen werden, bevor die Entwicklung der FM-Strategie fortgesetzt wird.
Die Reife der Kerngeschäftsaktivitäten, -prozesse und -systeme der Nachfrageorganisation sollte bewertet werden. Ein Reifegradmodell beschreibt üblicherweise einen fünfstufigen Entwicklungspfad von zunehmend organisierten und reiferen Aktivitäten, Prozessen und Systemen und kann in dieser Hinsicht nützlich sein.
beginnend, hier sind die Prozesse schlecht gesteuert und unvorhersehbar;
gesteuert, hier sind die Prozesse charakterisiert aber generisch und größtenteils reaktiv;
definiert, hier sind die Prozesse systematisch und integriert;
gemessen, hier sind die Prozesse beurteilt und gesteuert;
optimiert, hier liegt der Fokus auf der kontinuierlichen Verbesserung.