Zentrale (horizontale) Funktionen {9000}
Erstellung von FM-Konzepten
Zunächst ist zu klären, was man unter „horizontalen Funktionen“ verstehen soll. Gemäß Definition der DIN EN 15221, Teil 4, bedeutet dies: „Zusammenfassung von zentralen Funktionen oder gemeinsamer Prozesse, die auf alle Produkte anwendbar und Teil der strategischen Ebene sind (strategische Planung und Controlling) Zusammenfassung von zentralen Funktionen oder gemeinsamer Prozesse, die auf alle Produkte anwendbar und Teil der strategischen Ebene sind (strategische Planung und Controlling)“
Fallbeispiel:
Zum Verständnis sei ein einfaches Beispiel genannt. Wenn die Wartung verschiedener Anlagen aus einer Hand durchgeführt wird, etwa im Rahmen eines komplexen FM-Vertrages, dann kann man die Durchführung der Wartung selbst als eine „Ebene“ betrachten, nämlich als Facility Services. Die Planung und Steuerung der Wartungen, etwa die Erstellung eines schlüssigen und allseits gut abgestimmten Wartungsplanes, könnte man als zentrale oder auch „horizontale“ Funktion verstehen.
Diese horizontale Funktion soll als „Kostensammler“ fungieren. Insbesondere beim Beispiel der Umlage von Leistungen ist das sinnvoll. Wartungsarbeiten sind ja in der Regel im Rahmen von Mietverträgen (Wohnungs- und auch Gewerbemietverträgen) auf die Mieter umlegbar. Es ist also sinnvoll, die umzulegenden Kosten genau zu kennen und aus den Prozessen heraus, zugeordnet zu erfassen.
Ein FM-Konzept kann u.a. dafür sorgen, dass eben diese Kostenerfassung im Sinne der Umlagefähigkeit erfolgt.
Allgemeine Vorgaben
Die Arbeit an der betrieblichen FM-Konzeption ist eine kontinuierliche Aufgabe der obersten Leitung in Zusammenarbeit mit der FM-Leitung. Falls es eine direkte Zuständigkeit für das FM (Stellenplan und Stellenbeschreibung) nicht gibt, haben die entsprechenden funktionalen Stellen diese Aufgabe koordiniert zu erfüllen.
Unterschiede FM vs. Gebäudemanagement (GM)
Nach geltendem Begriffsverständnis ist Gebäudemanagement (GM) nicht mit FM identisch, sondern ein Teilbereich, der mindestens in zweierlei Beziehung Unterschiede zu FM aufweist:
1. Zeitlicher Umfang; In Bezug auf den Gebäude-Lebenszyklus deckt FM alle Phasen vom Konzept bis zum Abriss ab. GM hingegen konzentriert sich auf die Nutzungsphase von Gebäuden.
2. Leistungsumfang und Gewichtung
3. FM beinhaltet sämtliche Leistungen, die zum Erreichen der oben genannten FM-Ziele erforderlich sind. Hierzu gehören in hohem Maße auch strategische Managemententscheidungen auf Nutzerseite, wie z.B.
Wie viel Fläche wird gebraucht?
Wie muss die Ausstattung sein?
Welche Dienstleistungen werden benötigt?
Sollen diese in Fremd- oder Eigenleistung erbracht werden?
Welche Service Level sind zu fordern?
Sollen Vergaben in Losen oder im Paket erfolgen?
Gebäudemanagement beschäftigt sich dagegen sehr stark mit der Planung, Arbeitsvorbereitung und Organisation der Dienstleistungserbringung, d.h. der operativen Leistungen (Facility Services), die auch vollständig fremd vergeben werden könnten.
Wenngleich auch im Rahmen des GM Managementleistungen wahrzunehmen sind, so beziehen sich diese jedoch rein auf die Dienstleistungserbringung und bilden keinen strategischen Schwerpunkt. Die Dominanz des Handhabungsaspektes beim GM findet sich in VDMA-AIG Instandhaltungsinformation Nr.12 und VDMA 24196.
In diesem Zusammenhang ist auch konzeptionell zu entscheiden, wie die FM-Leitung erfolgen soll (einheitliche FM-Strategie vs. dezentrale Wahrnehmung von FM-Aufgaben
Beispielhafte Vorgabe einer Instandsetzungspauschale
Die Darstellung des möglichen Zahlenrahmens ist am besten darstellbar an einem
Beispiel:
Kostengrenzen im Rahmen des Genehmigungsverfahrens bzw. Übernahme durch den Subunternehmer können sein: Bis einschl. 500 € (Lohn und Material) je Einzelmaßnahme und
Anlage: pauschal enthalten im Angebotspreis des Bieters.
Kostenübernahme durch den AG: Ab 500 € bis 1.000 € pro Anlage und Einzelfall:
sofortige Ausführung durch den Dienstleister, Abrechnung unter Nachweis der tatsächlich aufgewendeten Stunden und Materialeinsatzes, sofern vereinbart,
Ab 1.000 € bis 5.000 € Vorlage eines detaillierten Angebotes, Ausführung nur nach schriftlicher Beauftragung des Auftraggebers,
Ab 5.000 bis 15.000 € Vorlage von drei Angeboten, Ausführung nur nach schriftlicher Beauftragung, bei Ausführung über ein Drittunternehmen kommt der Handlingsaufschlag zur Anwendung,
Ab 15.000 € Instandsetzung wird vom Auftraggeber separat ausgeschrieben und beauftragt.
Beispielinhalte für ein Kurzkonzept des Auftragnehmers
Folgende Inhalte sollten in einem Kurzkonzept behandelt werden:
Arbeitsplan
Organisation des AN
Steuerung der Dienstleistungen unter Anwendung der Arbeitskarten gemäß VDMA 24186 ff und besonderer Berücksichtigung von Störungsmanagement, Not- und Stördienst, Reaktionskatalog
Festlegung der Reaktionszeit
Schnittstellen (organisatorisch/ technisch/kaufmännisch)
Kommunikation/IT
Regelmäßige Besprechungen
Notfallkommunikation, Eskalationsregelung
Umsetzung von CAFM- Vorgaben
Eigen-/Fremdleistung
Ausstattung zur Leistungserbringung Realisierung von möglichen Einsätzen bei Projektleistungen (Instandsetzungen…)
Plan der Arbeiten, die in der Start-up-Phase erledigt werden
Inhalte der beabsichtigten objektbezogenen Schulungen der MA als Übersicht
Vorstellungen der AN zur Partnerschaft mit der AG.
Das Konzept soll übersichtlich und kurz gefasst sein. Es sind alle Facility Services gleichermaßen zu würdigen. Es wird nach Auftragsvergabe bzw. Bestätigung durch die FM-Leistung Vertragsbestandteil bzw. Bestandteil der FM-Vereinbarung.
Das Konzept sollte einer von mehreren objektiven Bewertungspunkten zur Findung des Bestbieters in einer Ausschreibung sein.
Erstellung von Maßnahmenplänen
Es geht hierbei um Pläne für die Übernahme bzw. Durchführung des FM. Ein solcher Maßnahmenplan sollte beispielsweise folgende Hauptinhalte haben:
Aufstellung eines Start-up Teams (Zusammensetzung, Qualifikationen, Ansprechpartner),
Aufstellung eines gemeinsamen, verbindlichen Geschäftsplanes (Termin- und Aktivitätenplan),
Personal- und Ressourcenplanung, Erstellung einer Personalübersicht inkl. Organigramm (getrennt für Start-up und Regelbetrieb),
Regelmäßige Berichterstattung über den Verlauf der Personalbeschaffung,
Organisationsplanung (Ablaufplanung) und Einsatzplanung für Start-up und Regelbetrieb,
Vorbereitung des Regelbetriebs erfolgt durch das Start-up-Team. Dieses stellt die Abstimmung und Durchführung der zur Übernahme der Services notwendigen Schritte sicher,
Einarbeitung in die Aufgaben,
Aufbau des künftigen Berichtswesens, Erstellung von Musterdokumenten, Abstimmungen,
Erstellen einer detaillierten Flächenbelegungsplanung,
Organisation von und Teilnahme an Jour Fixe Besprechungen,
Durchführung von Workshops zum Thema Übergang Bau - Betrieb, fachliche Begleitung des Übergangs Bau zum Betrieb,
Herstellen der Erreichbarkeit vor Ort (per Telefon, Fax, Email),
Herstellen fundierter Anlagen- und Ortskenntnisse, Einrichtung der vor Ort zu benutzenden Flächen (Büro, Lager, etc.),
Definition und Beschaffung der benötigten Ersatz- und Verschleißteile, Werkzeuge und Hilfsmittel,
Aufbau des Ersatzteillagers sowie der vorzuhaltenden Werkzeuge und Geräte,
Einarbeitung in Anlagentechnik und Gebäudeleittechnik (GLT),
Aufbereiten der für das Instandhaltungsmanagementsystem erforderlichen Daten,
Bestandsdatenübernahme für das CAFM/ IPS-System,
Entwicklung der Mitarbeiter für die Betreuung der Anlagen und Gebäude,
Abstimmung zum Einsatz von IT-Systemen,
Abstimmung der notwendigen Schnittstellen,
Aufbau der Rufbereitschaft und des Störmanagementsystems,
Vorbereitung der GLT Aufschaltung auf die Störungszentrale.
Was versteht man unter Nachhaltigkeit?
Seit einigen Jahren spielt der Begriff Nachhaltigkeit in der Gesellschaft eine zunehmende Rolle. Es versteht sich deshalb von selbst, diese Gedanken auch oder gerade in das Facility Management einzuführen (Nachhaltigkeitsrating oder Zertifizierungssysteme wie LEED, BREEAM oder DGNB, Nutzung erneuerbarer Ressourcen, Energie-Benchmarking, Vermeidung von Umweltverschmutzung). Schließlich ist kaum etwas nachhaltiger vorhanden, als ein Gebäude.
Unter Nachhaltigkeit im Facility Management versteht man die Entwicklung und Durchsetzung von Methoden zur Reduzierung des Ressourcenverbrauchs und die wirtschaftliche Nutzung von Facilities, wie Gebäuden und Flächen. Dies alles soll durchgeführt werden bei Steigerung der Gesundheit und des Wohlergehens der Menschen als ein wesentlicher Beitrag zur Wahrnehmung der sozialen Verantwortung. Die Methodik bezieht sich insbesondere auf die operativen Maßnahmen des Facility Management und den gleichzeitigen Nachweis der Einhaltung der Betreiberverantwortung, also insbesondere den Nachweis der Einhaltung von Gesetzen.
Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die GEFMA eine Zertifizierung über die Nachhaltigkeit im Facility Management eingeführt hat. Hierdurch gibt es für die Betreiber eine recht gute Orientierung.
Der Haupttenor dieser Zertifizierung ist folgender: Etwa 80 Prozent der Lebenszyklus-Kosten einer Immobilie entstehen im Betrieb. Ein an Nachhaltigkeitskriterien orientiertes FM ermöglicht, diese Kosten zu erkennen und senken zu helfen sowie zugleich die Umwelt zu entlasten. Besagte GEFMA- Richtlinie 160 besteht seit 2014. Sie heißt „Nachhaltigkeit im Facility Management“. Daher ist auch die FM-Branche in der Pflicht, zu definieren, wie eine nachhaltige Entwicklung in der Beziehung zwischen FM-Kunde, Gebäude, ggf. separaten Nutzern des Gebäudes und FM-Dienstleister umgesetzt werden soll.
Nachhaltigkeitspolitik kann auch verstanden werden als der Einsatz bei der täglichen Arbeit für eine bessere Zukunft. Diese entsteht in erster Linie aus der Verantwortung für die nachfolgenden Generationen. Um eine solche Politik realisieren zu können, muss in einem Unternehmen, in dem bekanntlich das Direktionsrecht herrscht, von oben nach unten, also ausgehend von der strategischen Leitung des Unternehmens, gehandelt werden. Bottom up ist hier nichts möglich, weil die hiermit durchaus auch verbundenen direkten wirtschaftlichen Aufwendungen ohne Beauftragung „von oben“ von den unteren Struktureinheiten nicht realisiert werden können, jedenfalls nicht zielgerichtet und nicht sinnvoll koordiniert.
An dieser Stelle wird hingewiesen auf das Facility Produkt 9110 Lebenszyklusplanung/Life-Cycle-Engineering.