Timeline zur FM-Konzeption bei Standortverlagerungen

Zeitraum: 24 Monate (anpassbar je nach Unternehmensstruktur & Projektumfang)

Ziel: Die Entwicklung einer rechtssicheren, wirtschaftlichen und zukunftsorientierten Facility-Management-Strategie, die Betreiberverantwortung, Normenkonformität, Personalmanagement, strategisches Sourcing, Mitbestimmung, Leistungsentwicklung und digitale Transformation integriert.

• GEFMA 190 – Betreiberverantwortung & rechtssichere FM-Prozesse

• ISO 41001 – Internationaler Standard für FM-Managementsysteme

• ISO 9001 – Qualitätsmanagement für FM-Prozesse & Audits

• ISO 50001 – Energiemanagement & Nachhaltigkeitsintegration

• VDI 3810 – Betrieb und Instandhaltung gebäudetechnischer Anlagen

• BetrSichV, ArbSchG, DGUV, BauO & weitere FM-relevante Vorschriften

• ISO 31000 – Risikomanagement für Betreiberverantwortung

• DIN EN 16247-1 – Energieaudit für nachhaltige FM-Strategien

• ESG-Kriterien & EU-Taxonomie für nachhaltige Investitionen in FM

• Phase 1: Analyse & strategische Zielsetzung

  Monat 1–6

  

• Monat 1–2: Betreiberverantwortung & rechtliche Anforderungen (GEFMA 190, VDI 3810, BetrSichV, DGUV)

  Erstellung einer Betreiberverantwortungs-Matrix gemäß GEFMA 190 & VDI 3810

  Ermittlung aller gesetzlichen Betreiberpflichten & Prüfintervalle für technische Anlagen (BetrSichV, ArbSchG, DGUV, VDI 3810, VDI 6023 für Trinkwasserhygiene)

  Analyse der Haftungsrisiken für Facility Manager & Erstellung einer Compliance-Checkliste

  Integration eines Risikomanagement-Prozesses nach ISO 31000 für Betreiberpflichten

  Erstellung eines Notfallmanagement- & Krisenkommunikationsplans für den FM-Betrieb

  

• Monat 3–4: Personal- & Organisationsentwicklung im FM

  Entwicklung eines Kompetenzmodells für FM-Mitarbeiter gemäß VDI 3810 & GEFMA 190

  Integration der Betreiberverantwortung in die interne FM-Organisationsstruktur

  Aufbau einer Personalentwicklungsstrategie mit Qualifikations- und Weiterbildungsmaßnahmen

  Planung von Schulungen & Zertifizierungen für FM-Mitarbeiter (z. B. Sachkundeprüfungen, Fachkraft für Gebäudetechnik)

  Einbindung der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat, Personalräte) zur Festlegung von Mitbestimmungsrechten in FM-Entscheidungen

  

• Monat 5–6: Sourcing-Strategie & Leistungsentwicklung im FM

  Erarbeitung einer Make-or-Buy-Strategie für FM-Leistungen basierend auf Kosten-Nutzen-Analysen

  Definition von Service-Levels für interne & externe FM-Leistungen gemäß VDI 3810 & ISO 41001

  Integration nachhaltiger Beschaffungskriterien (ESG-Standards, EU-Taxonomie, Umweltfreundliche FM-Dienstleistungen)

  Definition von standardisierten Rahmenverträgen & KPIs für FM-Dienstleister

  Entwicklung einer langfristigen Lieferantenbewertung & -steuerung

  Ergebnis: Ein rechtssicheres, normenkonformes Betreiberkonzept mit klaren Personal- & Sourcing-Strategien.

  

• Phase 2: Entwicklung eines rechtskonformen & nachhaltigen Betriebsmodells

  Monat 7–12

  

• Monat 7–8: Standardisierung & Automatisierung der FM-Prozesse

  Entwicklung eines digitalen Betreiberpflichten-Kalenders mit automatisierten Prüf- & Wartungserinnerungen

  Integration der Betreiberverantwortung gemäß VDI 3810 & GEFMA 190 in die FM-Organisation

  Implementierung eines standardisierten Leistungsentwicklungsmodells mit KPIs für FM-Teams

  Erstellung von Betriebsanweisungen für technische Anlagen gemäß VDI 3810, BetrSichV & DGUV Vorschriften

  

• Monat 9–10: Digitalisierungsstrategie & CAFM-Integration

  Einführung eines CAFM-Systems zur Steuerung & Dokumentation aller Betreiberpflichten

  Einsatz von IoT-Sensoren für Predictive Maintenance & intelligente Gebäudesteuerung

  Automatisierte Echtzeit-Überwachung von Energieverbräuchen & Ressourcenoptimierung

  Nutzung von KI zur Analyse von Wartungszyklen & Optimierung von FM-Dienstleistungen

  

• Monat 11–12: Nachhaltigkeitsstrategie & ESG-Integration

  Implementierung eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001

  Erarbeitung eines CO₂-Reduktionsplans für FM-Services & nachhaltige Beschaffung

  Integration von ESG-Kriterien in die FM-Steuerung (z. B. nachhaltige Reinigung, Abfallmanagement, Kreislaufwirtschaft)

  Erstellung eines jährlichen ESG-Reports für FM-Prozesse

  Ergebnis: Ein effizientes, rechtskonformes & nachhaltiges Betriebsmodell mit digitaler Unterstützung.

  

• Phase 3: Implementierung & Organisationsentwicklung

  Monat 13–18

  

• Monat 13–14: Aufbau einer leistungsfähigen FM-Organisation & Personalentwicklung

  Implementierung eines Qualifikationsmanagements für FM-Mitarbeiter mit Zertifizierungspflichten gemäß VDI 3810

  Etablierung eines Knowledge-Management-Systems für die langfristige Sicherung von FM-Know-how

  Integration von FM-Leistungsreviews & Feedbackmechanismen für kontinuierliche Verbesserung

  

• Monat 15–16: Vertragsmanagement & Ausschreibungen für FM-Dienstleistungen

  Erstellung standardisierter Ausschreibungsunterlagen für FM-Dienstleister mit VDI 3810-Anforderungen

  Etablierung eines KPI-Systems zur Steuerung & Kontrolle externer Dienstleister

  Durchführung von Lieferantenaudits zur Qualitätssicherung

  

• Monat 17–18: Change-Management & FM-Transformation

  Etablierung eines Change-Management-Programms für digitale & nachhaltige FM-Prozesse

  Regelmäßige Schulungen & Webinare für FM-Mitarbeiter zu neuen Prozessen & Systemen

  Ergebnis: Eine rechtssichere, nachhaltige & zukunftsorientierte FM-Organisation.

  

• Phase 4: Optimierung, Skalierung & Zukunftsstrategie

  Monat 19–24

  

• Monat 19–20: Einführung eines Performance- & Risikomanagements

  Automatisierte Risikoüberwachung für Betreiberpflichten & Compliance-Anforderungen

  Optimierung der CAFM-Datenqualität & Automatisierung von Compliance-Berichten

  

• Monat 21–22: Weiterentwicklung der FM-Strategie & Innovationsmanagement

  Roadmap für technologische Innovationen & KI-gestützte FM-Prozesse

  Skalierbarkeit des FM-Modells für zukünftige Standorterweiterungen

  

• Monat 23–24: Review & kontinuierliche Verbesserung

  Erstellung einer langfristigen Governance- & Entwicklungsstrategie für FM

  Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) für das FM-Modell

  Ergebnis: Ein skalierbares, regelkonformes & datengetriebenes FM-Modell für die Zukunft.