Facility Management: Konzeption
Konzeption für den Betrieb Ihrer Liegenschaft
- Strategie
- Konzeption
- Betriebliche FM-Konzeption
- FM und GM
- Zeitlicher Umfang
- Leistungsumfang und Gewichtung
- Wie soll die FM-Leitung erfolgen
Strategische Bedeutung
Facility Management (FM) integriert mehrere Disziplinen, um einen Einfluss auf die Effizienz und Produktivität auszuüben. FM beeinflusst die Sicherheit, das Wohlbefinden und die Lebensqualität. FM ist von strategischer Bedeutung, da es die Kerngeschäftsstrategie unterstützt und es ermöglicht, ihre Ziele und Pläne durch das Management von Einrichtungen zu erreichen, die sicher, zuverlässig, effizient, kosteneffizient und nachhaltig sind.
Zu den Vorteilen der Entwicklung einer Strategie für FM gehören:
ein besseres Verständnis der Ziele, Erfordernisse und Einschränkungen der Nachfrageorganisation und einen angemessenen Ansatz für FM und Facility Services;
verringerte Wahrscheinlichkeit einer Trennung zwischen den Zielen und Erfordernissen der Nachfrageorganisation und den Mitteln zu ihrer Unterstützung;
Abstimmung zwischen den FM-Anforderungen und den Kerngeschäftsaktivitäten der Nachfrageorganisation;
Effizienzsteigerung beim Management von FM im Allgemeinen und bei der Erbringung von Facility Services im Besonderen;
konsistente Managementpraktiken aus einer Methodik zur Entwicklung einer Strategie für FM, die transparent, reproduzierbar und messbar ist;
eine Ausgangsbasis für die Messung der Verbesserung der operativen Effektivität von FM und seines Beitrags zum Kerngeschäft der Nachfrageorganisation;
Beitrag zur Kosteneffizienz der Nachfrageorganisation und gegebenenfalls ihrer Wettbewerbsfähigkeit; — Beitrag zur Nachhaltigkeit durch effizientere Nutzung knapper Ressourcen.
Beratung
Wir entwickeln mit Ihnen zusammen das auf Ihre speziellen Anforderungen zugeschnittene FM-Konzept, FM-Handbuch, Objekthandbuch, FM-Ausschreibung, FM-Vertrag, Risikohandbuch, BCM-Dokumentation, FM-ISO-Handbuch, usw.
Stimmige Dokumentation für wirksame Verbesserungen
Für eine FM-Konzeption müssen eine ganze Reihe von Vorgaben erarbeitet werden. Z.B.:
Projektbeschreibung,
terminlicher Ablauf der Ausschreibung,
strategische Ziele des Auftraggebers im Facility Management,
Primärprozesse und Benutzeranforderungen,
Organisation im FM,
regelmäßige Besprechungen,
Notfallkommunikation, Eskalationsregelung,
IT- und CAFM-Vorgaben,
Leistungserbringung (Rahmenbedingungen, Eigen- und Fremdleistungen, Leistungen gemäß LV),
Ausstattung zur Leistungserbringung (Flächen, Räume, Ausstattung, Geräte, Maschinen, usw.),
Rahmenbedingung für Projektablauf und Leistungsdurchführung,
Rechte und Pflichten des Auftragnehmers,
Leistungsvergütung,
vertragliche Regelungen,
strategische Partnerschaften.
BETRIEBLICHE FM-KONZEPTION
Die Arbeit an der betrieblichen FM-Konzeption ist eine kontinuierliche Aufgabe der obersten Leitung in Zusammenarbeit mit der FM-Leitung. Falls es eine direkte Zuständigkeit für das FM (Stellenplan) nicht gibt, haben die entsprechenden funktionalen Stellen diese Aufgabe koordiniert zu erfüllen.
Leistungsumfang und Gewichtung
FM beinhaltet sämtliche Leistungen, die zum Erreichen der oben genannten FM-Ziele erforderlich sind.
Hierzu gehören in hohem Maße auch strategische Managemententscheidungen auf Nutzerseite.
Wie viel Fläche wird gebraucht? Wie muss die Ausstattung sein?
Welche Dienstleistungen werden benötigt?
Sollen diese in Fremd- oder Eigenleistung erbracht werden?
Welche Service Level sind zu fordern?
Sollen Vergaben in Losen oder im Paket erfolgen?
Gebäudemanagement beschäftigt sich dagegen sehr stark mit der Planung, Arbeitsvorbereitung und Organisation der Dienstleistungserbringung, d.h. den operativen Leistungen, die auch vollständig in Eigenleistung erbracht oder fremd vergeben werden könnten.
Wenngleich auch im Rahmen des GM Managementleistungen wahrzunehmen sind, so beziehen sich diese jedoch rein auf die Dienstleistungserbringung und bilden keinen strategischen Schwerpunkt.
Die Dominanz des Handhabungsaspektes beim GM findet sich in VDMA-AIG Instandhaltungsinformation Nr.12 und VDMA 24186.
Wie soll die FM-Leitung erfolgen
In diesem Zusammenhang ist auch konzeptionell zu entscheiden, wie die FM-Leitung erfolgen soll (einheitliche FM-Strategie vs. dezentrale Wahrnehmung von FM-Aufgaben durch Bereiche und Abteilungen). In diesem Fall liegt es bei der obersten Leitung alle FM-Aktivitäten zusammenzuführen. Im anderen Fall erfolgt die Leitung durch einen zentralen Facility Managementbereich.
Weiterhin ist zu beurteilen inwieweit das Unternehmen den größten Teil der FM-Aufgaben in Eigenleistung erbringt, daraufhin muss es sich entweder für ein umfangreiches Outsourcing entscheiden oder einen sinnvollen Mix von beidem gestalten.
Auf jeden Fall sollte kontinuierlich (z.B. jährlich) der Eigenanteil an den Leistungen gegenüber dem Fremdanteil kritisch bewertet werden. Ggf. sind Umstrukturierungen vorzunehmen.
Das deutsche Mitbestimmungsrecht erfordert grundsätzlich die proaktive Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung in solche Maßnahmen.