Konzepte

STR-00

Strategie & Governance (Klammerkonzept)

Dieses Hauptkonzept bündelt die Leitplanken, wie Immobilien und FM‑Leistungen zur Wertschöpfung beitragen. Es übersetzt Unternehmensziele in Betriebsziele, Entscheidungsrechte, Policies und messbare Zielgrößen. Es steuert das „Was“ (Ziele/Qualitäten) und das „Wie“ (Organisation/Prozesse) über den Lebenszyklus.

Verhindert „Insel‑Optimierung“, schafft Prioritätenklarheit und stellt sicher, dass Technik, Services und Daten auf Zielerreichung ausgerichtet sind.

keine

hoch

L

SZ, RC, BS, KR

ISO 41001 (Ausrichtung/Anforderungen).

STR-01

Zielsystem, FM‑Policy & Leitlinien

Definiert ein konsistentes Zielsystem (z. B. Verfügbarkeit, Sicherheit, Nutzerqualität, Nachhaltigkeit, Kosten) und leitet daraus Policies/Leitlinien ab. Legt fest, welche Ziele „nicht verhandelbar“ sind (insb. Compliance/Sicherheit) und wo Optimierungsfreiheit besteht. Verankert regelmäßige Reviews, damit Ziele an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden.

Einheitliche Steuerung; reduziert Zielkonflikte zwischen Betrieb, Projekten und Dienstleistern.

STR-00

hoch

M

SZ, RC, BS, KR

ISO 41001 (FM‑System: Ziele/Anforderungen).

STR-02

Governance, Rollenmodell & Verantwortlichkeiten

Beschreibt Rollen (Eigentümer/Betreiber/Nutzer/Dienstleister), Entscheidungsrechte und Eskalationswege. Für technisierte Gebäude ist die klare Trennung und Koordination von IT, OT (TGA/GA) und Security essenziell, um Risiken und Zuständigkeitslücken zu vermeiden. Governance umfasst auch Gremien, Change‑Control und Freigaben (z. B. für Systemänderungen).

Senkt Haftungs‑ und Betriebsrisiken; beschleunigt Entscheidungen; verhindert Kompetenzkonflikte.

STR-01, COM-00

hoch

M

SZ, RC, BS

GEFMA 114 (einheitliches Konzeptverständnis).

STR-03

Portfolio‑ & Standortstrategie

Legt fest, welche Standorte/Objekte welche Rolle im Portfolio spielen (Wachstum, Konsolidierung, Kritikalität, Drittnutzung). Definiert Zielbilder für Flächen, Technikstandard, Resilienz und Capex‑Pfad. In Großimmobilien wird hier auch die Frage beantwortet, welche Funktionen zentral vs. dezentral betrieben werden.

Optimiert Investitionen (Capex) und laufende Kosten (Opex), erhöht Resilienz und Zukunftsfähigkeit.

STR-01, FIN-02

mittel

L

SZ, KR, BS

ISO 41001 (FM als Unterstützung der Organisationsziele).

STR-04

Sourcing‑Strategie & Betriebsmodell

Entscheidet, welche Leistungen intern erbracht werden (Kernkompetenzen) und welche extern (Multi‑Service, Single‑Service, Total FM). Definiert Betriebsmodelle für digitale Systeme (on‑prem, Cloud, Rechenzentrum) und für Leitstellen/Service‑Desk. Berücksichtigt dabei Wirtschaftlichkeit, Kontrollbedarf und regulatorische Anforderungen.

Skalierbarkeit, Kostensteuerung und bessere Servicequalität durch passendes Betriebsmodell.

OPS-06, FIN-03

hoch

M

SZ, RC, BS, KR

FM‑Software/CAFM‑Implementierung als Transformationshebel.

STR-05

KPI‑, SLA‑ und XLA‑System

Definiert Kennzahlen, Service‑Level‑Agreements (SLA) und ergänzend Experience‑Level‑Agreements (XLA) für nutzerzentrierte Qualität. Legt Messmethoden, Datenquellen, Reporting‑Zyklen und Eskalationslogik fest. Verknüpft technische KPIs (Verfügbarkeit, Störungen) mit Nutzer‑KPIs (Zufriedenheit, Journey‑Qualität).

Messbare Steuerung, bessere Vertragserfüllung und kontinuierliche Verbesserung statt „Bauchgefühl“.

DTS-05, OPS-05

hoch

M

SZ, DI, UX, BS, KR

Service Desk: SLA/XLA‑Ergänzung und Steuerungsrolle.

STR-06

Transformations‑ & Veränderungsmanagement

Plant und begleitet Veränderungen (Hybrid Work, digitale Services, technische Migrationen), inkl. Kommunikation, Schulung, Akzeptanzmanagement. In technisierten Immobilien sind Änderungen selten rein technisch; sie betreffen Prozesse, Daten, Rollen und Nutzererwartungen. Definiert Change‑Requests, Release‑Management und Nutzenmessung.

Erhöht Erfolgsquote von Programmen, reduziert Reibungsverluste und Schatten-IT/Schattenprozesse.

STR-02, DTS-01

mittel

L

SZ, ZG, DI, UX, BS

CAFM‑Einführung als Organisations- und Transformationsprojekt.

STK-00

Stakeholder & Nutzung (Klammerkonzept)

Umfasst alle Konzepte, die Anforderungen, Nutzungen, Nutzergruppen und ihre Interaktionen mit Gebäude/Services strukturieren. Ziel ist eine „übersetzbare“ und priorisierte Bedarfsbasis (funktional, emotional, rechtlich). In Großimmobilien ist dies der Hebel, um Flächen, Wege, Service‑Touchpoints und Technik sinnvoll auszulegen.

Verhindert Fehlplanung, erhöht Nutzungsqualität und Akzeptanz, senkt spätere Umbau-/Betriebskosten.

keine

hoch

L

SZ, ZG, UX, KR

Flächenmanagement als strategische Querschnittsaufgabe.

STK-01

Stakeholdermodell & Zielgruppenlandkarte

Identifiziert Zielgruppen (Mitarbeitende, Besucher, Lieferanten, Fremdfirmen, vulnerable Gruppen) und deren Schutz-/Servicebedarfe. Definiert Kommunikations- und Servicekanäle je Zielgruppe sowie Verantwortlichkeiten. Für Sicherheits‑/Zutrittssysteme ist Zielgruppen‑Segmentierung Grundlage für Berechtigungslogik.

Bessere Services, weniger Konflikte, passgenaue Sicherheits- und Betriebsorganisation.

STK-00, COM-03

hoch

M

ZG, RC, UX, BS

Empfang als Schnittstelle zu Besucher-/Fremdfirmenbedarfen.

STK-02

Nutzeranforderungsmanagement

Erhebt, dokumentiert und priorisiert Anforderungen (z. B. Raumqualitäten, Servicelevels, Betriebszeiten, IT‑Bedarfe). Übersetzt Anforderungen in umsetzbare Spezifikationen und Akzeptanzkriterien. Stellt Traceability sicher: Jede wesentliche Lösung muss auf eine Anforderung zurückführbar sein.

Reduziert Nachträge/Umplanungen; erhöht „Right‑First‑Time“ bei Services und Technik.

STK-01, CON-00

hoch

L

SZ, ZG, TR, UX, KR

GEFMA 114 (Konzepte als strukturiertes Vorgehen).

STK-03

Nutzungsprogramm & Raum-/Funktionsprogramm

Definiert welche Nutzungen in welchen Mengen/Qualitäten benötigt werden (Programmflächen, Spezialflächen, Supportflächen). Berücksichtigt Betriebslogik (z. B. Besucherströme, Servicewege, Zonierungen, Drittverwendungsfähigkeit). Dient als Referenz für Flächenmanagement, Kostenplanung und technische Auslegung.

Klare Bedarfsgrundlage für Planung, Betrieb, Capex/Opex und Vermietbarkeit.

STK-02, UX-02

hoch

L

SZ, ZG, TR, UX, KR

Flächenmanagement: Flächen als Ort der Wertschöpfung.

STK-04

Besucher‑ & Fremdfirmenmanagement

Regelt Prozesse von Anmeldung bis Abmeldung (Identitäten, Zutritt, Unterweisung, Begleitung, Nachverfolgung). In technisierten Objekten ist die Verzahnung mit Zutritt, Sicherheit, Empfang und Service‑Desk zentral. Berücksichtigt Datenschutz, Arbeitsschutz und Sicherheitszonen.

Senkt Sicherheitsrisiken, verbessert Servicequalität und Nachweisfähigkeit (Audits/Haftung).

COM-02, COM-03, OPS-01

hoch

M

ZG, RC, DI, BS

Empfang: Besucher-/Auftragnehmerprozesse und Schnittstellen.

STK-05

Kommunikations‑ & Informationskonzept

Definiert, wie Nutzer aktuelle Informationen erhalten (Störungen, Baustellen, Wegeführung, Regeln, Notfälle). Umfasst Kanäle (Intranet, Apps, Signage, E‑Mail, Hotline) und Rollen (wer kommuniziert was). Für Großimmobilien ist Konsistenz der Terminologie entscheidend (z. B. Raumcodes, Zonen, Gebäudeteile).

Weniger Störungen durch Fehlverhalten, höhere Nutzerzufriedenheit, geringerer Supportaufwand.

UX-01, OPS-01

mittel

M

ZG, UX, BS

Wegeleitsystem: Terminologie-/Informationshierarchie und Pflegeprozess.

STK-06

Mitbestimmung & Beteiligung

Regelt Einbindung von Arbeitnehmervertretungen, insbesondere bei Themen wie Zutritt, Video, Zeitwirtschaft, Desk Booking und Datenverarbeitung. Definiert Beteiligungsprozesse, Dokumentation und Betriebsvereinbarungen‑Logik. Stellt sicher, dass technische Lösungen sozial tragfähig implementiert werden.

Reduziert Implementierungsrisiken und Konflikte; erhöht Akzeptanz und Rechtssicherheit.

COM-03, DTS-01

mittel

M

ZG, RC, DI, BS

Rechtliche Rahmenbedingungen inkl. BITV 2.0 (Kontext).

STK-07

Barrierefreiheit & Inklusion

Umfasst bauliche, digitale und kommunikative Barrierefreiheit (Zugänge, Leitsysteme, Interfaces, Services). Berücksichtigt, dass viele Einschränkungen erworben werden (Alter, Krankheit, Unfall) und damit breit wirksam sind. Verknüpft Accessibility mit Wayfinding, Empfang, Flächenstandards und Sicherheitskonzepten.

Höhere Nutzbarkeit für alle, weniger Assistenzaufwand, bessere Compliance und Reputation.

UX-01, UX-03

hoch

M

ZG, RC, UX, BS

Barrierefrei planen/bauen/betreiben.

LCC-00

Lebenszyklus & Asset‑Management (Klammerkonzept)

Bündelt die Steuerung technischer und baulicher Assets von Übergabe bis Erneuerung. Kernelemente sind vollständige Bestandsdaten, Klassifizierungen, Zustandswissen und ein planbares Capex‑Programm. In technisierten Objekten wird Asset‑Management ohne Daten-/Systemintegration schnell unwirtschaftlich.

Höhere Anlagenverfügbarkeit, planbare Kosten, weniger Notfälle, längere Lebensdauer.

keine

hoch

L

TR, DI, BS, KR

DIN 31051 strukturiert Instandhaltung und Leistungssystematik.

LCC-01

Assetregister, Klassifizierung & Kritikalität

Etabliert ein vollständiges Anlagenverzeichnis (Assets, Komponenten, Standorte, Seriennummern, Hersteller, Wartungspläne). Ergänzt um Kritikalitätsbewertung (Auswirkung auf Sicherheit, Betrieb, Compliance) und Priorisierungsregeln. Dient als Basis für Instandhaltung, Prüfpflichten, Ersatzteilhaltung und Risikoanalyse.

Transparenz und Beherrschbarkeit der Technik; bessere Priorisierung und Budgetsteuerung.

DTS-02, COM-01

hoch

M

TR, RC, DI, BS, KR

Instandhaltung integriert Anlagenklassifizierungen/KPI.

LCC-02

Instandhaltungsstrategie (präventiv, zustandsbasiert, prädiktiv)

Definiert Wartung/Inspektion/Instandsetzung/Verbesserung als Grundmaßnahmen und ordnet sie Anlagenklassen zu. Legt fest, wo präventive Intervalle reichen und wo Zustandsdaten/Prädiktion wirtschaftlich sind. Berücksichtigt Sicherheits- und Compliance‑Prüfungen als „nicht optional“.

Weniger Ausfälle, bessere Verfügbarkeit, optimierte Lebenszykluskosten.

LCC-01, DTS-05

hoch

M

TR, RC, DI, BS, KR

DIN 31051 Grundmaßnahmen; DGUV‑Beschreibung.

LCC-03

Zustandsmanagement & Condition Monitoring

Erfasst Anlagezustände (Sensorik, Inspektionsroutinen, Störungsmuster) und leitet Maßnahmen ab. Für kritische Infrastrukturen (Produktion, Klinik, Rechenzentrum) wird Monitoring Teil der Resilienzstrategie. Benötigt saubere Datenpipelines zur Analyse.

Frühwarnsystem; reduziert Notfalleinsätze und Produktions-/Betriebsunterbrechungen.

DTS-03, DTS-05

mittel

L

TR, DI, BS, KR

Industrielles FM: IoT/AI‑Monitoring und prädiktive Wartung.

LCC-04

Erneuerungs‑ & Investitionsplanung (Capex‑Roadmap)

Plant Ersatz/Modernisierung anhand Lebensdauer, Zustand, Energieeffekten und Risiko. Verknüpft Maßnahmen mit Budgetzyklen und Produktions-/Nutzungsfenstern. Nutzt standardisierte Entscheidungslogiken (Business Case, Risiko, Compliance).

Vermeidet Investitionsstau; senkt teure Ausfälle; erhöht Energieeffizienz.

FIN-02, ESG-02

hoch

L

SZ, TR, RC, KR

ISO 50001 betont systematische Verbesserung der Energieperformance.

LCC-05

Anweisende Dokumentation & Betreiberhandbuch

Stellt sicher, dass Betriebsführung „nachvollziehbar“ und revisionsfest ist (Pläne, Anweisungen, Prüf-/Wartnachweise, Rollen). Muss versioniert, auffindbar und im Betrieb nutzbar sein (nicht nur Ablage). Verknüpft die Dokumentation mit Service‑Desk, Störungsbearbeitung und Prüfpflichten.

Sicherer Betrieb, bessere Einarbeitung, Audit‑ und Haftungsfestigkeit; schnelleres Entstören.

DTS-06, OPS-01

hoch

M

RC, DI, BS

pbFM/GA/Notfallmanagement betonen dokumentierten Betrieb und Anweisungen.

LCC-06

Flächenänderungs‑, Umbau‑ & Umzugsmanagement

Regelt Moves/Add/Changes (MAC) inkl. Planung, Kommunikation, IT‑Umzug, Sicherheits- und Arbeitsschutzmaßnahmen. In Großumzügen sind Labeling, Zielsysteme, IT‑Readiness und Nutzerkommunikation erfolgskritisch. Berücksichtigt, dass Umzüge Chancen zur Prozess- und Technologieerneuerung sind.

Minimiert Ausfallzeiten; nutzt Umzug als Modernisierungstreiber; schützt Mitarbeitende.

STK-05, DTS-03

mittel

L

ZG, TR, DI, UX, BS, KR

Umzugsmanagement als strategischer Hebel.

CON-00

Planungs‑ & baubegleitendes FM (pbFM) (Klammerkonzept)

In der Planungs- und Bauphase werden die Weichen für den späteren Betrieb gestellt; pbFM strukturiert genau diese Hebel systematisch. Es umfasst Themenbereiche und Rollenmodelle, um Betrieb, Nutzung, Versicherbarkeit, Wartbarkeit und Datenübergaben früh abzusichern. pbFM ist damit Brücke zwischen Projekt und Betrieb.

Reduziert spätere Betriebskosten, Mängel und Nachrüstungen; verbessert Daten- und Dokumentationsqualität.

keine

hoch

L

SZ, TR, RC, DI, BS, KR

GEFMA 116 (Definition, Themenbereiche, Rollenmodell).

CON-01

Betriebskonzept & Bewirtschaftungskonzepte

Beschreibt organisatorisch und technisch, wie das Objekt betrieben wird (Teams, Leitstellen, Prozesse, Dienstleistermix, Servicezeiten). Definiert Soll‑Prozesse für Entstörung, Wartung, Prüfungen, Reinigung, Logistik, Sicherheit. Muss mit Nutzungsprogramm und Sicherheits-/Notfallkonzept konsistent sein.

Planbarer, effizienter Start des Betriebs; klare Anforderungen an Dienstleister und Systeme.

STK-03, OPS-00

hoch

L

SZ, TR, RC, BS, KR

GEFMA 114 adressiert Konzeptdefinitionen im FM‑Lebenszyklus.

CON-02

Ausführungsplanung prüfen & Betreiberanforderungen absichern

Prüft Planungen auf Betriebs- und Wartbarkeit, Sicherheitszonen, Reinigbarkeit, Flächenlogik und Schnittstellen. Klärt Abgrenzung zwischen GU‑Leistung und Nutzerausbauten (insb. IT/AV/Security/Signage). Verankert Anforderungen als prüfbare Kriterien (Abnahme-/Übergabe).

Verhindert kostspielige Fehlentscheidungen; verbessert Wartbarkeit und Betriebssicherheit.

STK-02, TGA-00

hoch

L

TR, RC, DI, BS, KR

GA‑Konzeption als besondere Leistung, Schnittstellen früh planen.

CON-03

Inbetriebnahme-/Commissioning‑Konzept

Strukturiert Tests, Funktionsprüfungen, Übergabe von Parametern und Einregulierungen (GA, HLK, Sicherheit). Definiert „wer testet was“ und welche Nachweise erforderlich sind. Für Smart Buildings sind Schnittstellen‑Tests (GA↔CAFM↔Energy↔Security) ein eigener Prüfgegenstand.

Reduziert Anlaufprobleme, Störungen und Energieverschwendung nach Eröffnung.

TGA-01, DTS-03

hoch

M

TR, DI, BS, KR

Gebäudeautomation: dokumentierter Anlagenbetrieb und Systemintegration.

CON-04

Abnahme, Mängel‑ & Gewährleistungsmanagement

Legt Prozesse zur Mängelerfassung, Priorisierung, Nachverfolgung und Abstellung fest. Verknüpft Mängel mit Anlagen-/Raumdaten und Dokumentation, um Nachweise zu sichern. Unterscheidet Mängel mit Sicherheits-/Compliance‑Relevanz (Sofortmaßnahmen) von Optimierungspunkten.

Senkt Haftungsrisiko; beschleunigt Mängelbeseitigung; sichert Qualität der Übergabe.

OPS-01, DTS-06

hoch

M

RC, DI, BS, KR

GEFMA 116 als Praxisleitfaden für pbFM (Bauprojekt‑Übergang).

CON-05

Datenübergabe & BIM‑to‑FM

Definiert, welche Objekt- und Anlagendaten in welcher Qualität an Betriebssysteme übergeben werden. Umfasst Datenvalidierung, Schlüssel-/Codiersysteme, CDE/DMS‑Ablage, Übergabe von Wartungsplänen und Herstellerdokumenten. Für BIM‑Nutzung im FM ist der Mehrwert an konkrete Use‑Cases zu koppeln (Instandhaltung, Asset‑Übersicht, ESG‑Daten).

Schnellere Betriebsaufnahme; höhere Datenqualität; bessere Automation/Reporting.

DTS-01, DTS-02

mittel

L

TR, DI, BS, KR

BIM im FM: 3D‑Modelle + Daten als Entscheidungsbasis.

TGA-00

TGA/OT & technische Betriebsführung (Klammerkonzept)

Umfasst Betrieb, Überwachung und Optimierung technischer Anlagen (HLK, Elektro, Sanitär, Sicherheit, GA). In technisierten Großimmobilien ist TGA nicht nur „Technik“, sondern Kern für Verfügbarkeit, Komfort, Energie und Sicherheit. Systemintegration und klare Betriebsprozesse sind zwingend.

Sicherer, effizienter Betrieb; stabile Verfügbarkeit; geringere Opex durch Optimierung.

keine

hoch

L

TR, RC, DI, BS, KR

Gebäudeautomation als Kerninstrument der technischen Betriebsführung.

TGA-01

Gebäudeautomation/GLT & offene Systemintegration

Definiert GA als Steuerung/Regelung/Überwachung/Optimierung der TGA und setzt auf offene Schnittstellen zu Energiemanagement, FM‑Software, Sicherheitszentrale und Meldesystemen. Legt Architekturprinzipien fest (Fail‑Safe, lokale Bedienbarkeit, Standardprotokolle). Verhindert Vermischung von Produktionsautomation und Gebäudeautomation, wo dies Governance‑Risiken erzeugt.

Energieeffizienz, Komfort, Datenbasis für Instandhaltung und Reporting; weniger Hersteller‑Lock‑in.

STR-02, DTS-03

hoch

L

TR, RC, DI, BS, KR

GA‑Definition, Schnittstellen, offene Systeme.

TGA-02

Energie‑ & Medienversorgungskonzept

Beschreibt Versorgung mit Strom/Wärme/Kälte/Wasser/Prozessmedien inkl. Redundanzen, Lastmanagement und Messung. Für kritische Nutzungen sind Normal‑/Notbetrieb und Wiederanlaufstrategien zu definieren. Berücksichtigt Versorgungsinstabilitäten und Abhängigkeiten (z. B. Digitalisierung ↔ Strom ↔ Internet).

Reduziert Betriebsunterbrechungen; senkt Energiekosten; erhöht Resilienz.

COM-04, ESG-02

hoch

L

TR, RC, DI, BS, KR

BCM betont Abhängigkeit von Strom/Wasser/Internet in hoch technisierten Umgebungen.

TGA-03

Zutritts‑ & Sicherheitszonenkonzept

Übersetzt Schutzbedarfe in Zonen, Zutrittsregeln, Identitäten und Rechteverwaltung. Verknüpft Zutritt mit Empfang, Fremdfirmenmanagement, Alarmierung und Datenschutz. Für moderne Systeme sind Self‑Service‑Prozesse und Audit‑Trails zu berücksichtigen.

Schutz sensibler Bereiche; nachvollziehbare Zugriffe; bessere Nutzerprozesse.

STK-04, COM-03

hoch

M

ZG, RC, DI, BS

Zutrittsmanagement und Sicherheits-/Meldeanlagen‑Abgrenzung.

TGA-04

Brandschutzkonzept & Brandfallmatrix

Gliedert vorbeugenden baulichen, anlagentechnischen und organisatorischen Brandschutz. Definiert Risikoanalyse, Wartung/Inspektion, Evakuierung, Übungsplanung und Dokumentation. Die Brandfallmatrix dient als Werkzeug zur Szenarienbewertung und Ableitung von Schutzmaßnahmen.

Lebensschutz, Compliance, Versicherbarkeit, minimierte Schadenshöhen.

COM-02, OPS-01

hoch

L

RC, TR, BS, KR

Brandschutz‑Definition, Dreiteilung, Risikoanalyse/Brandfallmatrix.

TGA-05

Instandhaltung technischer Anlagen

Organisiert Wartung/Inspektion/Instandsetzung/Verbesserung sowie Ersatzteilmanagement und KPIs. Verknüpft Instandhaltung mit GA‑Daten, Service‑Desk‑Tickets und Anlagenklassifizierung. Berücksichtigt, dass Instandhaltung besonders dort kritisch ist, wo Systemversagen Menschen gefährdet.

Höhere Verfügbarkeit, geringere Ausfallkosten, bessere Rechtssicherheit durch nachweisbare Maßnahmen.

LCC-02, OPS-01

hoch

L

TR, RC, DI, BS, KR

Instandhaltung & DIN 31051‑Grundmaßnahmen.

TGA-06

Notstrom/USV & Redundanzkonzept

Definiert, welche Funktionen im Notbetrieb aufrechtzuerhalten sind (Sicherheitsanlagen, IT, kritische Produktion/Medizin). Legt Umschaltlogik, Tests, Wartung und Notbetriebsprozesse fest. Muss mit BCM/Notfallmanagement konsistent sein.

Reduziert Stillstand und Sicherheitsrisiken bei Stromausfällen; erhöht Lieferfähigkeit.

COM-04, TGA-02

hoch

M

TR, RC, BS, KR

Notfallmanagement: Vorbereitung auf Stromausfall und technische Gefahren.

TGA-07

Mess‑ & Zählkonzept

Legt fest, welche Verbräuche/Parameter wo und wie gemessen werden (Energie, Medien, Raumklima). Verknüpft Zählpunkte mit Datenmodell, Kostenstellen und ESG‑Reporting. Beinhaltet Datenqualität, Kalibrierung, Archivierung und Zugriffskonzepte.

Transparenz, bessere Steuerung, belastbare Nachweise für Optimierung und Reporting.

ESG-02, DTS-02

hoch

M

TR, RC, DI, BS, KR

Energiemanagement fordert automatisiertes Monitoring und Archivierung.

DTS-00

Daten, IT, Integration & Digital (Klammerkonzept)

Umfasst digitale Steuerungssysteme (CAFM/IWMS, DMS, Analytics) und deren Integration mit OT (GA, Sicherheit) und ERP/HR. Ziel ist eine durchgängige Daten‑ und Prozesskette von Planung über Betrieb bis Reporting. In technisierten Großimmobilien sind Daten selbst eine kritische Infrastruktur.

Reduziert manuelle Aufwände, erhöht Transparenz, ermöglicht Skalierung und datenbasierte Optimierung.

keine

hoch

L

SZ, TR, RC, DI, BS, KR

CAFM/CAIFM als integrierte Steuerung (Integration zentral).

DTS-01

CAFM/IWMS‑Strategie & Implementierung

Umfasst Auswahl, Beschaffung, Implementierung und Optimierung einer FM‑Software, inklusive Prozessdesign und Change‑Management. Definiert Zielbild (Module, Workflows, Rollen), Betriebsmodell (Cloud/Inhouse) und Business Case. Berücksichtigt Integrationen (GA, ERP, Sicherheitszentrale) als Erfolgsfaktor.

Standardisierte Prozesse, kürzere Reaktionszeiten, besserer ROI durch Transparenz und Automation.

STR-04, DTS-03

hoch

L

SZ, TR, DI, BS, KR

CAFM‑Einführung/Cloudifizierung; GEFMA 420 Update.

DTS-02

Datenmodell, Stammdaten & Data Governance

Definiert eindeutige Schlüssel (Gebäude, Räume, Assets), Naming/Nummerierung sowie Verantwortlichkeiten für Datenpflege. Legt Qualitätsregeln, Versionierung und „Single Source of Truth“ fest. Ohne Data Governance scheitern Integrationen (GA↔CAFM↔Energy↔Security) an Inkonsistenzen.

Verlässliche Reports, bessere Automatisierung, weniger Datenbereinigungskosten.

DTS-01, LCC-01

hoch

M

DI, BS, KR

Wegeleitsystem verlangt Nummern-/Codierungssysteme und Pflegeprozess.

DTS-03

Schnittstellen‑ & Integrationsarchitektur

Definiert, welche Systeme wie Daten austauschen (APIs, Events, ETL, Protokolle). Umfasst Monitoring der Schnittstellen, Fehlerbehandlung, Security‑Controls und Verantwortlichkeiten. Für offene Systeme wird Vendor‑Lock‑in reduziert; gleichzeitig steigen Anforderungen an Architekturdisziplin.

Durchgängige Prozesse, weniger Medienbrüche, bessere Echtzeitfähigkeit.

TGA-01, DTS-02

hoch

L

TR, RC, DI, BS

GA betont offene Systeme und Schnittstellen zu FM‑Software/Energiemanagement/Sicherheitszentrale.

DTS-04

BIM/Digital Twin im Betrieb

Definiert Use‑Cases für BIM‑Modelle im FM (Asset‑Übersicht, Wartungsplanung, Simulation, ESG‑Daten). Regelt Pflege/Aktualisierung (As‑Maintained) und Datenübergaben. Verhindert „Modell um des Modells willen“ durch Nutzenkopplung.

Bessere Entscheidungen, schnellere Analysen, fundierte Umbau-/Sanierungsplanung.

CON-05, DTS-02

mittel

L

TR, DI, BS, KR

BIM im FM: Nutzen für Lebenszyklus, Wartung und Datenmanagement.

DTS-05

Reporting, Analytics & Dashboards

Konsolidiert Daten aus Service‑Desk, GA, Energiemonitoring, Instandhaltung und Finanzen. Definiert KPI‑Logik, Drill‑downs, Maßnahmenverfolgung und Management‑Reviews. Berücksichtigt Schutzbedarfe und Datenminimierung.

Schnellere Steuerung, bessere Investitionsentscheidungen, messbarer KVP.

STR-05, DTS-03

hoch

M

SZ, DI, BS, KR

Service Desk liefert Daten zur Trendanalyse und Optimierung.

DTS-06

Dokumentenmanagement & Archivkonzept

Regelt Aufbewahrung, Struktur, Zugriff und Löschung von Dokumenten (analog/digital) inkl. Compliance‑Bezug. Umfasst Archivflächen (klimatisch/sicher) und digitale Archivierung, inkl. Auffindbarkeit und Prozessintegration. Berücksichtigt Datenschutz und Aufbewahrungspflichten.

Schnellere Nachweise, weniger Risiko, geringere Such- und Verwaltungskosten.

COM-03, LCC-05

hoch

M

RC, DI, BS, KR

Archiv im FM als Speicherort für relevante Dokumente, Compliance‑Bezug.

DTS-07

Service‑Portal, Apps & digitale Touchpoints

Definiert digitale Kanäle für Störmeldungen, Raum-/Desk‑Buchung, Besucherprozesse und Informationsservices. Verknüpft UX‑Design mit Prozesslogik und Datenmodell. Stellt Barrierefreiheit und Datenschutz der Touchpoints sicher.

Reduziert Supportaufwand, erhöht Nutzerzufriedenheit, verbessert Datenqualität durch Self‑Service.

OPS-01, STK-07

mittel

M

ZG, RC, DI, UX, BS, KR

Service Desk: Multi‑Kanal‑Anlaufstelle und Digitalisierungstreiber.

COM-00

Recht, Compliance & Risiko (Klammerkonzept)

Umfasst Rechtskataster, Pflichtenmanagement, interne Kontrollen, Risikoanalysen sowie Notfall‑/Krisenfähigkeit. In technisierten Großimmobilien steigt Komplexität durch viele Anlagen, Schnittstellen und externe Dienstleister. Compliance muss daher in Prozesse integriert werden, nicht „nebenher“ laufen.

Minimiert Haftungs-, Sicherheits- und Betriebsrisiken; erhöht Audit‑Festigkeit.

keine

hoch

L

RC, BS, KR

Risikomanagement im FM inkl. Regelwerksverfolgung und Betreiberpflichten‑Logik.

COM-01

Rechtskataster & Regelwerksverfolgung

Etabliert systematische Identifikation relevanter Gesetze/Normen/Richtlinien und deren Umsetzung in Prozesse. Regelt Verantwortlichkeiten, Aktualisierung, Nachweisführung und Integration in operative Abläufe. Ziel ist „legal compliance“ ohne Parallelbürokratie.

Reduziert Haftungsrisiko; verhindert Prüf-/Audit‑Lücken; verbessert Priorisierung.

STR-02, LCC-01

hoch

M

RC, BS

Risikomanagement: Regelwerksverfolgung und Integration in Arbeitsprozesse.

COM-02

Arbeitsschutz, Gefährdungsbeurteilung & Unterweisung

Setzt Arbeit so um, dass Gefährdungen vermieden bzw. minimiert werden, inkl. Dokumentation und geeigneten Anweisungen. In Großimmobilien betrifft das Eigenpersonal und Fremdfirmen (z. B. Wartung, Reinigung, Umzug). Muss mit Notfallmanagement, Sicherheitszonen und Betreiberpflichten konsistent sein.

Schutz von Leben/Gesundheit; rechtssicherer Betrieb; weniger Unfälle und Ausfälle.

STK-04, OPS-03

hoch

M

RC, BS

ArbSchG §4 nennt allgemeine Grundsätze (Gefährdung vermeiden, Anweisungen erteilen).

COM-03

Datenschutz & Informationssicherheit (inkl. OT‑Security)

Regelt Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Zutritt, Video, Besucher, Ticketing) und Informationssicherheitsanforderungen für IT/OT. Verankert Security‑Bausteine, Schutzbedarfe, rollenbasierte Zugriffe und sichere Architekturen. Berücksichtigt jährliche Aktualisierungslogik von IT‑Grundschutz‑Bausteinen.

Verhindert Datenvorfälle; reduziert Betriebsunterbrechungsrisiken; stärkt Vertrauen.

DTS-03, TGA-03

hoch

L

RC, DI, BS, KR

DSGVO (Regulation 2016/679) + BSI IT‑Grundschutz‑Kompendium.

COM-04

Notfallmanagement, Krisenmanagement & BCM

Definiert systematischen Umgang mit Krisen/Notfällen (Brand, Hochwasser, Stromausfall, IT‑Ausfall) inkl. Pläne, Übungen, Alarmierung und Wiederanlauf. BCM fokussiert die Aufrechterhaltung von Kernfunktionen auch in Krisenzeiten; im Betrieb sind Normal‑/Notbetrieb zu unterscheiden. In technisierten Umgebungen werden Abhängigkeiten von Strom/Wasser/Internet explizit berücksichtigt.

Schnellere Wiederherstellung, geringere Schäden, höhere Liefer- und Betriebsfähigkeit.

TGA-02, OPS-01

hoch

L

RC, DI, BS, KR

Notfallmanagement‑Definition; BCM‑Leitidee „Kernfunktionen in Krisen“.

COM-05

Klimaresilienz & Flutschutzkonzept

Bewertet Starkregen-/Hochwasserrisiken und definiert bauliche, technische und organisatorische Maßnahmen. Verknüpft Pflichten des Betreibers mit Wartung, Prüfungen und Schulungen. Berücksichtigt relevante Norm-/Gesetzbezüge (z. B. WHG wird als Anker genannt) und integriert Flutschutz in Notfallmanagement.

Reduziert Schadenshöhe und Betriebsunterbrechungen; schützt Assets und Reputation.

COM-04, LCC-02

mittel

M

RC, TR, BS, KR

Flutschutz: Starkregenrisiken, Betreiberpflicht, Regelwerksbezüge.

ESG-00

Nachhaltigkeit/ESG & Energie (Klammerkonzept)

Umfasst Strategie, Umsetzung und Reporting ökologischer/sozialer Governance‑Ziele im Immobilienbetrieb. Verknüpft Energie, Wasser, Abfall, Mobilität und Lieferketten mit Managementsystemen und Daten. Berücksichtigt, dass Reporting‑Pflichten (z. B. CSRD‑Umsetzung) dynamisch sind und Governance adaptiv sein muss.

Senkt Energie- und Ressourcenkosten, reduziert regulatorische Risiken, verbessert Marktposition.

STR-01

hoch

L

SZ, RC, DI, BS, KR

Nachhaltigkeit im FM als integrierter Ansatz; CSRD‑Umsetzungslage.

ESG-01

Nachhaltigkeitsstrategie & ESG‑Governance

Definiert Ziele, Handlungsfelder und Verantwortlichkeiten für Nachhaltigkeit im Gebäudebetrieb. Integriert Nachhaltigkeit in Unternehmensstrategie, um Risiken zu mindern und Potenziale zu heben. Legt fest, wie Initiativen priorisiert, gemessen und intern verankert werden.

Strukturierter Transformationspfad; bessere Priorisierung; höhere Wirksamkeit statt Einzelmaßnahmen.

STR-01, DTS-05

hoch

M

SZ, ZG, RC, DI, KR

Nachhaltigkeit: Integration in Strategie, Risikominderung, Potenzialfreisetzung.

ESG-02

Energiemanagementsystem, Monitoring & Pflichterfüllung

Definiert Energiepolitik, Ziele, Prozesse und Messsysteme; in der Praxis oft entlang ISO‑50001‑Logik (PDCA). Berücksichtigt gesetzliche Pflichten, z. B. EnEfG §8 für Unternehmen mit hohem Endenergieverbrauch. Setzt auf automatisiertes Monitoring, Archivierung und (wo sinnvoll) Schnittstellen zur GA.

Reduziert Energieverbrauch und Kosten; verbessert Compliance; liefert Daten für ESG‑Reporting.

TGA-07, DTS-03

hoch

L

RC, TR, DI, BS, KR

EnEfG §8 + ISO 50001 Rahmen.

ESG-03

Gebäudeenergiegesetz‑Compliance & Effizienzprogramme

Stellt sicher, dass Anforderungen aus dem Gebäudeenergiegesetz im Betrieb/bei Modernisierung berücksichtigt werden (insb. Heizungs-/Effizienzanforderungen und Inkrafttretenslogik). Verknüpft technische Maßnahmen mit Capex‑Roadmap und Förderlogiken. Nutzt Monitoring, um Wirkung nachzuweisen.

Rechtssicherheit, niedrigere Emissionen, geringere Betriebskosten.

ESG-02, LCC-04

hoch

M

RC, TR, KR

GEG – Standangaben/Änderungen im Gesetzestext.

FIN-00

Kaufmännische Steuerung & Beschaffung (Klammerkonzept)

Umfasst Budgetierung, Kostenmodelle, Business‑Cases und Vergabe-/Vertragswesen. In Großimmobilien entscheidet kaufmännische Steuerung, ob technische und digitale Maßnahmen skalieren. Beschaffung muss Leistungsbeschreibungen, Eignungs-/Zuschlagskriterien und Vertragsunterlagen sauber aufsetzen.

Transparente Kosten, belastbare ROI‑Entscheidungen, rechtssichere Vergaben.

keine

hoch

L

SZ, RC, BS, KR

VgV beschreibt Inhalt von Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung/Vertragsbedingungen).

FIN-01

Opex/Capex‑Budgetierung & Kostenstellenlogik

Definiert Kostenstellen, Verantwortungen und Budgetzyklen für Betrieb und Investitionen. Verknüpft Kosten mit Flächen/Assets/Services, damit Kosten treiberbasiert steuerbar werden. Für Multi‑Tenant/Shared Services sind Umlageschlüssel und Transparenzregeln erforderlich.

Bessere Kostenkontrolle; nachvollziehbare Umlagen; schnellere Investitionsfreigaben.

DTS-02, FIN-02

hoch

M

SZ, DI, BS, KR

ISO 41001 betont effiziente Leistungserbringung und Systemanforderungen.

FIN-02

TCO/LCC‑Business‑Case & Investitionslogik

Erstellt Business‑Cases für Maßnahmen (GA‑Erweiterungen, CAFM, Energiemaßnahmen, Resilienz), inkl. Nutzenmessung. Verknüpft Einsparungen (Energie, Ausfälle, Personal) mit Risiken (Compliance) und qualitativen Effekten (Nutzerzufriedenheit). Berücksichtigt, dass Nutzen oft prozess- und datengetrieben entsteht, nicht nur durch Technik.

Höhere Investitionsqualität; weniger „Technik um der Technik willen“.

STR-05, DTS-05

hoch

M

SZ, DI, BS, KR

CAFM‑Investition wird als ROI‑Treiber beschrieben.

FIN-03

Vergabe, Leistungsbeschreibung & Vertragsarchitektur

Definiert Leistungsbeschreibung, LV, SLA/XLA, Nachweis- und Dokumentationspflichten, sowie Vertragssteuerung. Berücksichtigt Insourcing/Outsourcing‑Strategie, Tarif-/Compliance‑Anforderungen und Qualitätssicherung. Insbesondere in der Gebäudereinigung wird betont, dass Leistungsbeschreibungen Pflichtenübertragung und Exkulpation unterstützen.

Bessere Dienstleisterleistung, weniger Streit, höhere Rechtssicherheit.

STR-04, OPS-05

hoch

L

RC, BS, KR

VgV §29 (Vergabeunterlagen) + Reinigung: Pflichtenübertragung/Leistungsbeschreibung.

OPS-00

Betrieb, Services & Support (Klammerkonzept)

Umfasst Serviceorganisation (First/Second Line), technische und infrastrukturelle Leistungen sowie deren Steuerung. In technisierten Großimmobilien ist der Betrieb eine Leitstellen‑/Prozessaufgabe, nicht nur „Ausführung“. Besonders wichtig sind klare Schnittstellen zwischen Empfang, Service‑Desk, Sicherheit und Technik.

Stabiler Betrieb, bessere Nutzererfahrung, schnellere Entstörung und höhere Qualität.

keine

hoch

L

ZG, TR, RC, DI, UX, BS, KR

Service‑Desk als Steuerzentrale für Employee Services und Zugriff auf GLT/CAFM etc.

OPS-01

Service Desk & Entstörungsmanagement

Definiert den Service Desk als zentrale Anlaufstelle, die Anfragen kanalübergreifend bündelt, priorisiert und steuert. Bindet Systeme wie GLT, Sicherheitszentrale, BMA/EMA und CAFM an. Ergänzt SLA durch XLA und nutzt Daten zur proaktiven Verbesserung.

Kürzere Ausfallzeiten, weniger „Zersplitterung“, bessere Servicequalität und Transparenz.

DTS-01, STR-05

hoch

M

ZG, DI, UX, BS, KR

Service‑Desk‑Rolle, Systemzugänge, SLA/XLA.

OPS-02

Empfang & Besucher‑Touchpoint‑Design

Gestaltet Empfang als Visitenkarte und Prozessknoten (Besucher, Lieferanten, Fremdfirmen, Post/Pakete). Definiert Sicherheits- und Gewaltpräventionsaspekte, Hygiene, IT‑Unterstützung und Service‑Nähe. Verknüpft Empfang räumlich und organisatorisch mit Service‑Desk und FM‑Second‑Line.

Besserer erster Eindruck, höhere Sicherheit, effizientere Besucherprozesse.

STK-04, UX-03

mittel

M

ZG, RC, DI, UX, BS

Empfang: Besucherbedarfe, Zusammenarbeit mit Service‑Desk/FM, Sicherheitsprozesse.

OPS-03

Reinigungsmanagement & Hygienekonzepte

Definiert Reinigungsarten, Standards, Qualitätsmessung und digitale Unterstützung (Smart Cleaning). In hybriden Arbeitsformen müssen Qualitätssysteme und Kalkulationen an Nutzung angepasst werden. Pflichtenübertragung und Nachweisführung (z. B. Einweisung/Überwachung) sind zentral, nicht „nur Dienstleisterthema“.

Gesundheitsschutz, Werterhalt, bessere Nutzerwahrnehmung; reduzierte Haftungsrisiken.

COM-02, FIN-03

hoch

M

ZG, RC, DI, BS, KR

Reinigungsmanagement: Qualitäts-/Pflichtenlogik; ISO‑Bezug im Text.

OPS-04

Betriebsgastronomie & Catering-Services

Definiert Betriebsgastronomie als Versorgung + sozialer Kommunikationsort (Community, Kultur, Motivation). Berücksichtigt Gesundheitsanforderungen, Nachhaltigkeit, Betriebsformen und verlässliches Eventcatering. In Großimmobilien wirkt Gastronomie als Employer‑Branding‑Baustein und Nutzerbindungsfaktor.

Steigert Produktivität, Identität, Zufriedenheit; verbessert Attraktivität des Standorts.

STK-01, UX-02

mittel

M

ZG, UX, BS, KR

Betriebsgastronomie: Produktivität/Teamgeist/Image; Serviceexzellenz.

UX-00

UX/Design & Nutzererlebnis (Klammerkonzept)

Umfasst Gestaltung von Nutzerreisen (Journeys), räumliche Orientierung, Aufenthaltsqualität und digitale Touchpoints. Verknüpft Designentscheidungen mit Betriebskosten (z. B. Reinigbarkeit, Wartbarkeit, Beschilderungspflege). In technisierten Immobilien ist UX auch „Sicherheits-UX“ (klare Regeln, Zonen, Notfallführung).

Höhere Nutzungseffizienz, weniger Supportaufwand, bessere Wahrnehmung und Akzeptanz.

keine

mittel

M

ZG, UX, BS, KR

Flächenmanagement und Wegeleitsystem betonen Nutzererlebnis und Effizienz.

UX-01

Wegeleitsystem & Wayfinding‑Architektur

Definiert Systemarchitektur und Informationshierarchie (Nummern-/Codierung, Zonen-/Farbkonzept, Entscheidungsstellen). Trennt bewusst von Sicherheitskennzeichnung/Notfallführung und integriert Datenschutz bei digitalen Signage‑Systemen. Berücksichtigt barrierefreie Leitsysteme und konsistente Terminologie.

Weniger Desorientierung, bessere Sicherheit, effizientere Besucher- und Personalwege.

STK-07, STK-05

mittel

M

ZG, RC, DI, UX, BS

Wegeleitsystem: Informationshierarchie, Barrierefreiheit, Betriebspflege.

UX-02

Flächenmanagement & Aufenthaltsqualität

Behandelt Flächen als strategische Ressource: Flächeneffizienz, Flexibilität, Drittverwendungsfähigkeit, Gesundheits- und Leistungsförderung. Verknüpft Raumorganisation mit technischen Anforderungen (steuerbare HLK/Beleuchtung je Raumteilung) und Messkonzepten. Flächenmanagement ist kontinuierlich zu optimieren (Nutzung verändert sich).

Weniger Flächenkosten, bessere Produktivität, höhere Attraktivität und Anpassungsfähigkeit.

STK-03, TGA-07

hoch

L

SZ, ZG, TR, UX, KR

Flächenmanagement: Querschnittsaufgabe, Aufenthaltsqualität, Flexibilität.