Mit der betrieblichen Entscheidung beginnen
Betriebsdaten werden wertvoll, wenn eine zuständige Person damit eine konkrete Aufgabe zuverlässig erledigen kann. Die Konzeption beginnt deshalb beim Anwendungsfall: Soll eine Anlage eindeutig gefunden, eine wiederkehrende Aufgabe geplant oder eine Entscheidung über Ersatzbedarf vorbereitet werden? Erst danach wird bestimmt, welche Informationen dafür benötigt werden. Ein möglichst großer Datenbestand ist kein eigenständiges Qualitätsziel. ISO 19650-3 behandelt Informationsmanagement in der Betriebsphase von Assets und bietet dafür einen einschlägigen fachlichen Bezug. Die hier vorgeschlagene Anwendungssicht lässt sich auch auf FM-Prozesse übertragen, die ohne ein umfassendes Gebäudedatenmodell organisiert werden.
Datenbedarf aus Anwendungen gezielt ableiten
Lieferumfang und Qualität gemeinsam beschreiben
Für jeden benötigten Datensatz werden Objektbezug, Pflichtmerkmale, zulässige Werte und Aktualisierungsanlass festgelegt. Dazu gehören bei technischen Objekten beispielsweise eine eindeutige Kennung, der Standort und die sachlich erforderliche Zuordnung zu Unterlagen. Ein Datenfeld gilt nicht allein deshalb als brauchbar, weil es gefüllt ist. Angaben müssen für ihren Zweck richtig, verständlich und ausreichend aktuell sein. Herkunft und Prüfstatus werden deshalb mitgedacht. Fehlende Informationen bleiben als fehlend erkennbar und werden nicht mit erfundenen Ersatzwerten verdeckt. Das Datenkonzept beschreibt außerdem, wann und in welcher bearbeitbaren Struktur Informationen bereitgestellt werden sollen.
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| Objekt finden | Kennung, Ort und verständliche Bezeichnung | Auffinden ohne persönliches Zusatzwissen |
| Aufgabe planen | Relevante Grundlage und Objektbezug | Korrekte Zuordnung im Arbeitsablauf |
| Ergebnis nachweisen | Bearbeitungsstand und zugehöriges Dokument | Eindeutiges Wiederfinden des Nachweises |
| Änderung pflegen | Inhaltseigner und Aktualisierungsanlass | Konsistenter Stand in beteiligten Systemen |
Datenverantwortung über Systemgrenzen hinweg klären
Die fachlich maßgebliche Quelle wird je Informationsart festgelegt. Ein Raumname, eine Kostenstellenzuordnung und ein technischer Anlagenstatus können in unterschiedlichen Systemen geführt werden. Entscheidend ist, dass ihre Verantwortung und die erlaubte Änderungsrichtung eindeutig sind. Das Konzept unterscheidet fachliche Inhaltsverantwortung, technische Systemadministration und tatsächliche Datenpflege. Diese Aufgaben können zusammenfallen, müssen aber nicht. Für Schnittstellen werden Kennungen, Übertragungsanlässe und Fehlerbehandlung beschrieben. Eine automatisch übertragene falsche Information bleibt falsch. Deshalb gehört auch die Rückmeldung fehlgeschlagener oder widersprüchlicher Übertragungen zum Betriebsmodell und nicht ausschließlich in die technische Beschreibung einer Schnittstelle.
Verwendbarkeit mit einem Musterbestand prüfen
Vor einer umfangreichen Datenübernahme wird ein repräsentativer Musterbestand durch den vorgesehenen Arbeitsablauf geführt. Geprüft wird beispielsweise, ob eine Anlage gefunden, ihre zugehörige Aufgabe angelegt und das Ergebnis mit dem richtigen Dokument verknüpft werden kann. Dabei fallen unklare Felddefinitionen und fehlende Beziehungen häufig früher auf als in einer reinen Vollständigkeitszählung. Zugriffsrechte und Schutzbedarf werden anhand der tatsächlichen Nutzung betrachtet. Bei personenbezogenen oder sicherheitsrelevanten Angaben werden Datenschutz und Informationssicherheit fachlich einbezogen. Eine gelungene Testdatei bestätigt nur die geprüfte Struktur; für den Gesamtbestand bleiben passende Qualitätskontrollen und eine geregelte Fehlerbearbeitung erforderlich.
Die Pflegeleistung dauerhaft organisieren
Jede zusätzliche Datenanforderung erzeugt einen möglichen Pflegeaufwand. Deshalb wird vor ihrer Einführung gefragt, wer sie bei einer Änderung aktualisiert und welche Aufgabe andernfalls beeinträchtigt wäre. Nicht mehr benötigte Felder und doppelte Ablagen werden bewusst reduziert. Im laufenden Betrieb werden wenige zweckbezogene Qualitätsmerkmale beobachtet, etwa unzuordenbare Objekte oder nicht auffindbare Nachweise. Die Maßnahmen richten sich nach ihren Ursachen statt nach einer allgemeinen Forderung nach besseren Daten. Ein tragfähiges Datenkonzept schafft dadurch keine Datensammlung auf Vorrat. Es stellt Informationen so bereit, dass Menschen und Systeme im Facility Management verlässlich zusammenarbeiten können.
Weiterführend: Daten und Informationen | Systeme
