Leistungstiefe, Beschaffung und Wechselbarkeit

Wir gleichen die Aufgaben- und Paketstruktur des geeigneten Referenzkonzepts mit Ihrem tatsächlichen Leistungsbedarf ab. Für jedes Paket bestimmen wir Leistungsbeginn, Leistungsende, Qualitätsmerkmale und erforderliche Nachweise. Die konkrete Nutzung, Anlagenverteilung und Erreichbarkeit Ihrer Liegenschaften prägen Mengen und Übergaben. Eine Störungsbearbeitung umfasst beispielsweise auch Rückmeldung, Dokumentation und geordnete Rückgabe an den Nutzer. Vorhandene Zusammenhänge, die im Betrieb funktionieren, bleiben erhalten; erforderliche neue Abgrenzungen werden vollständig beschrieben. Anschließend entwickeln wir die Bereitstellungslogik. Wir ordnen operative Ausführung, fachliche Steuerung, Freigaben, Kontrolle und Weiterentwicklung zu. Verbleibende Auftraggeberaufgaben erhalten eine realistische Kompetenz- und Kapazitätsgrundlage. Beistellungen werden mit Verfügbarkeit, Zustand und Verantwortlichkeit beschrieben. Das verhindert, dass Angebote auf unausgesprochenen Annahmen über kostenlose Unterstützung, vorhandene Daten oder ständig erreichbare Fachpersonen beruhen. Für die spätere Beschaffung formulieren wir Ergebnisanforderungen, Mengengerüste, Schnittstellen und nachvollziehbare Vergleichskriterien. Veränderungen im Leistungsbedarf erhalten einen geregelten Bearbeitungsweg. Wir prüfen, welche Aufgaben durch eine andere Paketbildung leichter steuerbar werden und wo zusätzliche Übergaben entstehen. Die bevorzugte Variante wird mit ihren Voraussetzungen und betrieblichen Folgen begründet. Schließlich bearbeiten wir die Wechselbarkeit. Dazu gehören verfügbare Betriebsdaten, nutzbare Dokumentation, erforderliche Nutzungsrechte, Zugang zu Systemen, Wissenstransfer und übertragbare Arbeitsmittel. Wir beschreiben Ausgangs-, Übergangs- und Zielzustand sowie mögliche zeitweilige Doppelaufwände. Die zuständigen Funktionen prüfen daraus entstehende vertragliche und technische Anforderungen. Das Konzept enthält einen geordneten Übergabeweg, der auch bei einer späteren Rückführung in Eigenleistung verwendbar ist.

Sie erhalten ein auf Ihre Organisation und Liegenschaften zugeschnittenes Bereitstellungs- und Beschaffungskonzept in Microsoft Word. Die angepasste Ergebnisfassung enthält den Leistungszuschnitt, die begründete Leistungstiefe, verbleibende interne Aufgaben und erforderliche Beistellungen. Eine Verantwortungs- und Schnittstellenübersicht verwendet Ihre bestehenden Rollen und zeigt, wer ausführt, entscheidet, Informationen liefert und Ergebnisse übernimmt. Änderungen gegenüber der heutigen Bereitstellung sind nachvollziehbar. Bearbeitbare Paketbeschreibungen verbinden Leistungsgegenstand, Mengenbasis, Qualitätsmerkmale, Mitwirkung und Ergebnisnachweise. Eine Vergleichsmatrix in Microsoft Excel macht Unterschiede zwischen möglichen Bereitstellungen sichtbar. Ergänzend erhalten Sie eine Übergabe- und Wechselstruktur mit Daten, Wissen, Zugängen, Arbeitsmitteln, Bedingungen und zeitlichen Abhängigkeiten. Noch erforderliche Entscheidungen und Fachprüfungen sind eindeutig zugeordnet. Die Basis ist vollständig ausgearbeitet und intern verwendbar. Wir erläutern die Entscheidungslogik und bereiten die Unterlagen so vor, dass Ihre Beschaffungsfunktion daraus ihre weiteren Schritte ableiten kann. Dazu gehört eine kompakte Entscheidungsvorlage mit bevorzugtem Modell, offenen Voraussetzungen und einer realistischen Reihenfolge der Umsetzung. Ein dauerhaftes Vertragsmanagement oder eine vollständige Vergabedurchführung kann darauf aufbauen.

ISO 41012:2017 bietet Leitlinien zur strategischen Beschaffung von Facility Services und zur Entwicklung entsprechender Vereinbarungen. Wir nutzen diesen Bezug, um Leistungsbedarf, Bereitstellungsmodell und Zusammenarbeit schlüssig zu verbinden. DIN EN 15221-5:2011-12 unterstützt die Betrachtung zusammenhängender Facility-Management-Prozesse und ihrer Übergaben. Die konkrete Paketbildung folgt Ihren Anforderungen und Betriebsbedingungen. Aus den Leitlinien ergibt sich keine allgemeine Empfehlung für Eigenleistung oder Fremdleistung. Fachliche Beschaffungsgrundlagen, rechtliche Vertragsgestaltung und die abschließende Vergabeentscheidung bleiben unterscheidbare Aufgaben. Unsere Ausarbeitung macht den Klärungsbedarf für diese Entscheidungen konkret und prüfbar.

Solution plus enthält die gesamte Basisleistung und vertieft ein gemeinsam bestimmtes Leistungspaket anhand verfügbarer Angebotsinformationen oder einer repräsentativen Übergabesituation. Zusätzlich beziehen wir konkrete Leistungsannahmen, Systemabhängigkeiten und Mitwirkungsbeiträge der beteiligten Rollen ein. Der Anwendungsfall wird so gewählt, dass eine entscheidungsrelevante Unsicherheit bearbeitet wird. Wir prüfen, ob unterschiedliche Angebote dieselbe Leistung voraussetzen, welche Beistellungen tatsächlich enthalten sind und welche Aufgaben bei Ihnen verbleiben. Abweichende Mengen, Qualitätsniveaus oder Übergangsleistungen werden sichtbar aufbereitet. Fehlen Angebote, bearbeiten wir stattdessen den abgestimmten Übergabefall mit realen Datenstrukturen und verfügbaren Unterlagen. Dabei wird erkennbar, ob Informationen verwendbar sind und die vorgesehenen Rollen ihre Aufgaben übernehmen können. Sie erhalten eine dokumentierte Anwendungsauswertung, konkretisierte Paketunterlagen und eine überarbeitete Entscheidungsgrundlage. Notwendige Anpassungen der Wechselvorsorge werden vollständig eingearbeitet. Der vertiefte Auftrag endet mit einer konsolidierten Grundlage für das ausgewählte Paket. Die Durchführung eines gesamten Wettbewerbs, Verhandlungen mit sämtlichen Anbietern oder die vollständige technische Migration werden bei Bedarf als eigene Aufgaben vereinbart. So bleibt der zusätzliche Ergebnisumfang klar.

Ein Senior Berater begleitet Sie online über Microsoft Teams. Der vereinbarte Festpreis umfasst fachliche Vorbereitung, Anpassung unserer Blueprints, Ausarbeitung, Abstimmungen, Ergebnisprüfung und erforderliche Überarbeitungen innerhalb des gemeinsam festgelegten Auftrags. Vor dem vertraulichen Austausch schließen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Bei der Ergebnisprüfung verfolgen wir ein Leistungspaket vom Bedarf bis zur Übergabe. Leistungsgrenzen, interne Beiträge, Nachweise und Wechselvoraussetzungen müssen zusammenpassen. Bei Solution plus werden die Befunde der vertieften Anwendung einbezogen. Die Unterlagen müssen für die vorgesehene Beschaffungsentscheidung verwendbar sein und verbleibende Fachentscheidungen eindeutig benennen. Bei einer späteren Erweiterung derselben Aufgabe auf Solution plus wird die Basisleistung vollständig angerechnet, soweit die erarbeiteten Grundlagen weiterverwendbar sind. Sie erhalten die bearbeitbaren Unterlagen und eine fachliche Erläuterung der nächsten Schritte. Vor einer Erweiterung bestätigen wir den Anrechnungsbetrag, noch offene Basisleistungen, den Gesamtfestpreis und das zusätzlich zu zahlende Honorar.

Die Plusspalten zeigen die Gesamtstunden und Gesamtpreise einschließlich Basis. Die zusätzlichen Arbeiten sind in diesen Gesamtwerten enthalten. Kalkulationssatz: 137,50 Euro netto je Stunde. Erweiterung zu Solution plus: 5.500,00 Euro netto. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.